Como realizar uma assembleia de condomínio online e grátis?

Com a pandemia do Covid-19, surgiu uma nova modalidade de assembleias de condomínios: as virtuais. Com isso, também cresceu a busca por formas de realizar uma assembleia de condomínio no formato online e grátis.

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Além de ser uma solução muito útil durante a pandemia, as assembleias de condomínio virtuais continuaram a se popularizar.

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Quando realizadas de forma correta, elas facilitam a presença dos moradores e funcionam de forma mais prática.

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Nesse artigo você vai aprender a conduzir uma reunião de condomínio totalmente online, sem gastar nada - ajudando na saúde financeira de seu condomínio. Boa leitura!

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Existem diversas ferramentas no mercado para viabilizar uma assembleia de condomínio online. Nosso time e redação buscou ferramentas gratuitas e que preservem a segurança dos dados.

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Índice:‍

• O que é uma assembleia de condomínio?
• Como funcionam as assembleias online?
• Quais os benefícios da assembleia online?
• Como realizar uma assembleia online?
• Como criar uma sala virtual para reunião?
• Como convocar os moradores do condomínio?
• Como gravar a assembleia de condomínio?
• Bônus: eBook gratuito para gestores

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O que é uma assembleia de condomínio?

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Uma assembleia de condomínio é uma reunião dos condôminos (proprietários das unidades de um condomínio).

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No encontro, são discutidos e decididos assuntos importantes relacionados à administração, manutenção e funcionamento do condomínio. 

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Ela é um mecanismo fundamental que permite a participação direta dos moradores nas decisões que afetam os condomínios.

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Como funciona uma assembleia virtual?

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Uma assembleia virtual de condomínio funciona como uma reunião online onde os condôminos se reúnem de maneira remota.

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Para isso, são utilizadas plataformas de videoconferência ou softwares específicos para gestão de condomínios.

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A convocação para a assembleia virtual é feita com antecedência, informando a data, o horário e o link de acesso à reunião.

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Os condôminos recebem um link de acesso à plataforma escolhida e podem participar de suas casas ou de qualquer lugar com conexão à internet.

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Leia também: 5 materiais gratuitos para assembleias de condomínio

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Quais os benefícios de uma assembleia online no condomínio?

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Realizar uma assembleia online (virtual) no condomínio permite com que moradores participem de qualquer lugar.

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Isso evita a necessidade do trânsito e economiza tempo, aumentando (na maioria dos casos) o número de participantes.

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Assista o vídeo a seguir para saber mais sobre as assembleias online:

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Como realizar uma assembleia online no condomínio?

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Para facilitar sua vida, preparamos um guia completo com o passo a passo para a realização de uma assembleia virtual e gratuita.

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1) Certifique-se que você possua uma conta de e-mail no Google

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*Caso você já possua uma conta no Google, pule para a etapa 2.

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O Google disponibiliza diversos recursos para realizar assembleias online. Para isso, basta criar uma conta gratuita na plataforma.

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Com uma conta no Google, os gestores podem utilizar o calendário e a ferramenta de reuniões online, o Google Meet.

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Todos esses recursos são totalmente gratuitos, além de serem super fáceis de utilizar.

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2) Acessando seu calendário e criando uma sala virtual

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O calendário é um recurso muito útil para organizar tarefas e compromissos, mas também pode servir para agendar uma reunião, ou uma assembleia de condomínio.

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Acesse agora: Calendário de sua conta.

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Dentro da sua tela no calendario você pode criar uma sala virtual, ou link para a videoconferência. É através dessa sala que você e os condôminos irão realizar a assembleia virtual online.

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Para criar sua sala, escolha a dia e o horário em que deseja realizar a assembleia de condomínio e clique para abrir um evento:

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No exemplo, foi criado um evento no dia 10 de julho de 2020, em uma sexta-feira, as duas horas da tarde.

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O nome do evento foi: "Assembleia Geral".

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É muito importante que você selecione a opção: "Adicionar videoconferência do Google Meet". Dessa forma sua sala virtual será criada.

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Seguindo todos esses passos, seu evento no calendário ficará assim:

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Salve o link dessa reunião, pois será ele que você irá compartilhar com os moradores e/ou pessoas que receberão a convocação para participar da assembleia de condomínio online.

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E então, clique em "Salvar" para finalizar a criação do evento no seu calendário.

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Sua sala foi criada com limite para até 250 participantes.

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3) Fazendo a convocação e compartilhando com os moradores

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Com a sala criada, você precisa realizar a divulgação da convocação da assembleia do condomínio. Para isso, você pode prosseguir da maneira que já realiza em seu condomínio.

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Você pode enviar o convite por e-mail ou redigir um documento com os tópicos para colocar nos principais pontos do condomínio.

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Há uma forma mais sustentável e eficiente de fazer essa divulgação: utilizando uma ferramenta digital de comunicação no condomínio.

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Através do app uCondo, você pode fazer uma convocação da assembleia do condomínio do sofá da sua sala e todos os moradores receberão o comunicado instantaneamente.

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Além de receber um e-mail, eles também vão receber uma notificação no seu smartphone (celular).

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A plataforma também gera um documento digital da convocação da assembleia. Neste documento você poderá colocar o link da sala virtual e toda a pauta que será abordada na reunião de condomínio online.

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Esse documento digital que a plataforma uCondo gera automaticamente contém uma formatação profissional, aplicando as melhores práticas de uma gestão eficiente e moderna.

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E tem mais: caso você ainda julgar necessário, a plataforma também gera uma lista de protocolo de recebimento para que os moradores assinem a confirmação.

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4) Antecipe as decisões e facilite as votações

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Também através do app uCondo, você pode criar votações em enquetes com uma data de encerramento. Você pode, por exemplo, criar uma enquete 1 dia antes da assembleia do condomínio online.

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Na sua videoconferência da assembleia online do condomínio, você pode apresentar o gráfico dos votos e simplesmente perguntar: "Pessoal que votou pelo app, gostaria de mudar seu voto?".

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Desta maneira vocês evitarão horas e horas de discussões intermináveis na assembleia do condomínio online, tornando o bate-papo mais produtivo e objetivo.

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5) Como fazer a gravação da assembleia de condomínio?

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Existe uma ferramenta, também gratuita, que você pode utilizar para gravar toda a assembleia de condomínio. Essa ferramenta é o OBS Studio.

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Com a gravação, você pode compartilhar com os moradores posteriormente ou apenas salvar em seus arquivos para alguma consulta futura.

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O Open Broadcaster Software (OBS) é um programa de streaming e gravação gratuito. O programa pode ser utilizado em computadores com os sistemas Windows, macOS e Ubuntu.

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Baixe agora: OBS Studio (gratuito)

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Bônus: Guia para realizar uma assembleia online

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Para ajudar gestores de condomínio a realizarem assembleias de condomínio virtuais, a uCondo preparou um eBook gratuito.

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O material reúne as principais dicas para realizar assembleias online com mais eficiência e qualidade. Para baixar, basta se cadastrar no formulário a seguir:

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Baixe gratuitamente: Guia de Assembleia Virtual.

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