Reunião de condomínio: qual o melhor sistema?

A reunião de condomínio é o momento em que moradores se reúnem para discutir assuntos importantes, tomar decisões cruciais e fortalecer o espírito de comunidade. No entanto, a gestão desses encontros nem sempre é uma tarefa fácil. 

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Entre documentos a serem distribuídos, pautas a serem seguidas e a crescente necessidade de realizar assembleias online, a busca por um sistema eficiente é essencial.

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Uma solução que se destaca nesse cenário são os sistemas de gestão condominial. Eles estão revolucionando a forma como se faz a gestão condominial e como os gestores organizam seu dia a dia.

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Neste novo post do blog uCondo, vamos te ajudar a fazer uma escolha inteligente para otimizar a sua gestão. Também vamos trazer uma lista de plataformas gratuitas de chamadas de vídeo para garantir a participação de todos nas assembleias online.

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Índice:

• O que significa reunião de condomínio?
• Como chama reunião de condomínio?
• Como fazer convocação para reunião?
• Como fazer reunião de condomínio online?
• Como fazer ata de reunião de condomínio?
• Qual o melhor sistema para reuniões?

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O que significa reunião de condomínio?

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A reunião de condomínio é um encontro periódico realizado entre os moradores de um condomínio, com o objetivo de discutir e deliberar sobre assuntos relacionados à administração e convivência. 

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Essas reuniões são fundamentais para a tomada de decisões importantes que afetam a comunidade condominial como um todo.

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Em geral, as reuniões de condomínio são chamadas de assembleias, sendo organizadas por síndicos, administradoras ou conselhos do condomínio.

Como chama reunião de condomínio?

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A reunião de condomínio, em geral, é chamada de assembleia, sendo o momento mais importante para a tomada de decisões.

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Os principais tipos de reuniões de condomínio podem ser classificados com base na finalidade e na periodicidade:

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• Assembleia Geral de Instalação (AGI): A Assembleia Geral de Instalação de condomínio é uma reunião realizada quando um novo condomínio está prestes a ser instalado. Ela marca o início das atividades e ocorre antes mesmo da ocupação efetiva dos moradores.

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• Assembleias Gerais Ordinárias (AGO): Como mencionado anteriormente, são reuniões regulares que ocorrem periodicamente para tratar de temas rotineiros e de interesse geral.

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• Assembleias Gerais Extraordinárias (AGE): São convocadas quando há necessidade de tratar de assuntos que não podem esperar até a próxima AGO, como situações de emergência ou decisões importantes que demandam urgência.

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• Reuniões de Conselho: Realizadas pelo conselho consultivo ou fiscal do condomínio, essas reuniões tratam de questões administrativas e podem ocorrer de forma regular ou extraordinária, conforme as necessidades.

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• Reuniões de Comissões: Em alguns casos, o condomínio pode formar comissões específicas para tratar de determinados assuntos, como obras, segurança, lazer, etc. As reuniões dessas comissões são focadas em suas áreas específicas de atuação.

Como fazer convocação para reunião de condomínio?

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A convocação para uma reunião de condomínio é um passo essencial para garantir a participação dos condôminos e o quórum necessário para as deliberações.

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De acordo com o Código Civil, a assembleia geral ordinária (AGO) precisa ser convocada uma vez por ano com antecedência mínima de dez dias, embora a convenção condominial de muitos condomínios possa estabelecer prazos maiores. 

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A convocação pode ser feita de diversas formas, como por meio de cartas, e-mails, mensagens em murais, aplicativos de gestão, entre outros.

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Nestas situações, o mais importante é utilizar um meio que seja acessível para todos ou para a maioria dos moradores.

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A convocação deve conter informações claras e completas sobre a reunião, como:

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1. Data, hora e local da reunião.
   
   
2. Pauta da reunião (assuntos a serem discutidos).
   
   
3. Informações sobre a documentação necessária, se houver.
   
   
4. Instruções sobre procurações, caso a presença física seja inviável para alguns condôminos.
   
   
5. Qualquer outra informação relevante.

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Leia mais: Como convocar uma assembleia?

Como fazer reunião de condomínio online?

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Realizar uma reunião online no condomínio envolve a escolha adequada de plataformas e a adoção de práticas que garantam a eficácia deste encontro. Isso é essencial para garantir a participação dos condôminos.

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Dentre as principais exigências estão o agendamento, o formato de convocação (leia acima), a plataforma para a reunião e a confecção da ata.

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Para fazer uma reunião de condomínio online, é preciso de uma plataforma para reunir os moradores através de chamada de vídeo.

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Existem várias plataformas de videoconferência gratuitas que podem ser utilizadas para realizar assembleias de condomínio online:

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• Zoom: O Zoom oferece uma versão gratuita que permite reuniões de até 40 minutos para três ou mais participantes. É uma plataforma popular, fácil de usar e oferece recursos como compartilhamento de tela e chat.

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• Microsoft Teams: O Microsoft Teams é uma ferramenta integrada ao pacote Office 365 e oferece videoconferências gratuitas, sendo uma opção eficiente para quem já utiliza outros produtos da Microsoft.

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• Google Meet: O Google Meet é a ferramenta de videoconferência do Google. Ele permite reuniões online gratuitas de até 60 minutos, e as chamadas são realizadas diretamente no navegador, não exigindo a instalação de nenhum software adicional.

Como fazer ata de reunião de condomínio?

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A ata de uma reunião de condomínio é um documento oficial que registra os principais pontos discutidos, decisões tomadas e eventos ocorridos durante a reunião. Ela é um registro importante para a transparência e documentação das atividades condominiais.

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Para elaborar uma ata de reunião de condomínio, é preciso:

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1. Cabeçalho: Informações básicas, como nome do condomínio, data, hora e local da reunião.

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2. Presença: Liste os presentes, destacando condôminos, síndico, conselheiros e demais participantes.

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3. Abertura da Reunião: Descreva como a reunião foi aberta, indicando quem presidiu.

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4. Pauta: Enumere os itens da pauta discutidos durante a reunião, na ordem em que foram abordados.

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5. Discussões e Decisões: Registre as principais discussões, pontos de vista e as decisões tomadas pelos condôminos. Destaque votações e resultados.

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6. Assuntos Pendentes: Liste eventuais assuntos que não foram completamente resolvidos ou que precisam de acompanhamento.

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7. Outros Assuntos: Inclua outros temas abordados durante a reunião que não estavam na pauta.

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8. Data e Hora de Encerramento: Registre o momento em que a reunião foi encerrada.

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9. Assinaturas: Deixe espaço para as assinaturas do presidente da reunião, do secretário (se houver) e, se possível, de testemunhas.

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10. Observações Finais: Adicione observações ou informações adicionais relevantes.

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Lembre-se de manter a ata objetiva, registrando os fatos mais relevantes. Depois de redigir a ata, certifique-se de que seja lida e aprovada na próxima reunião para garantir sua validade.

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Quer ajuda para confeccionar a ata da sua próxima assembleia (reunião) de condomínio? Cadastre-se abaixo e receba o modelo gratuito de ata de assembleia disponibilizado pela uCondo:

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Qual o melhor sistema para reuniões de condomínio?

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O sistema uCondo é uma das melhores opções para auxiliar a gestão antes, durante e depois das reuniões de condomínio.

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O recurso Reuniões do aplicativo uCondo oferece diversas vantagens tanto para os moradores quanto para os responsáveis pela gestão do condomínio. 

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Para moradores, o app oferece:

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• Notificações Automáticas: Os moradores recebem notificações automáticas sobre os agendamentos de assembleias do condomínio, o que ajuda a manter todos informados sobre os eventos importantes.

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• Engajamento: Aumento do engajamento dos moradores, uma vez que a facilidade de acesso às informações sobre as próximas reuniões incentiva a participação ativa.

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• Visão Global: Os moradores podem verificar facilmente o agendamento de todas as próximas reuniões e encontros do condomínio, proporcionando uma visão global dos eventos programados.

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Para síndicos e administradoras, o app oferece:

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• Engajamento Ampliado: O recurso contribui para o aumento do engajamento dos moradores nas assembleias, fortalecendo a participação e a colaboração na tomada de decisões importantes.

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• Organização da Agenda: A formalização e organização da agenda das próximas assembleias são simplificadas, tornando o processo mais eficiente e transparente.

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• Lista de Presença: Possibilidade de gerar uma lista de presença em formato PDF, facilitando o controle de participação dos moradores. Essa lista pode ser utilizada para recolher assinaturas durante a reunião e posteriormente anexada à ata.

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Perguntas Frequentes (FAQ):

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O que é uma assembleia de condomínio?

Uma assembleia de condomínio é uma reunião dos moradores para discutir e deliberar sobre questões relacionadas à administração e convivência no condomínio. É um espaço democrático para tomar decisões importantes.

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É obrigatório ir em assembleia de condomínio?

A participação em assembleias de condomínio geralmente não é obrigatória, mas é fortemente encorajada. Decisões importantes sobre a vida condominial são tomadas nessas reuniões, e a presença dos moradores é essencial para representatividade e democracia.

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O que pode ser decidido em assembleia de condomínio?

Em assembleias de condomínio, os moradores podem decidir sobre diversos assuntos, como aprovação de contas, eleição de síndico e conselho, mudanças nas regras internas, realização de obras, entre outros temas relacionados à administração e convivência.

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Como registrar decisões em reuniões de condomínios?

As decisões tomadas em assembleias de condomínio são registradas em atas. A ata é um documento que formaliza as deliberações, destacando pontos discutidos, votações e decisões. A ata deve ser lida, aprovada e assinada pelos presentes na reunião.

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Como registrar reclamações em reuniões de condomínios?

Reclamações em reuniões de condomínios podem ser registradas durante a discussão de temas específicos na pauta. O síndico, ou quem estiver conduzindo a reunião, deve anotar as reclamações, e estas podem ser incluídas na ata para documentação e posterior acompanhamento.

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