Qual a função do preposto do síndico?

Muitas vezes atuando nos bastidores, o preposto do síndico pode desempenhar um papel fundamental na gestão condominial.

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Geralmente, ele é designado ou contratado pelo próprio síndico para auxiliar com as tarefas do dia a dia.

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Ele ajuda a manter o condomínio em bom funcionamento e a resolver questões cotidianas, permitindo que o síndico se concentre em questões mais estratégicas e administrativas.

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Para detalhar todas as obrigações do preposto do síndico, a uCondo preparou mais um conteúdo especial. Boa leitura!

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Índice:

• O que é um síndico preposto?
• Quem pode atuar como preposto?
• O que o preposto pode fazer?
• O que o preposto não pode fazer?
• Quanto ganha um preposto de síndico?
• Quem responde acima do síndico?
• Quem fiscaliza o trabalho do síndico?
• Quais ferramentas podem ajudar?

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O que é um síndico preposto?

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O síndico preposto, ou preposto do síndico, é uma pessoa designada ou contratada pelo síndico de um condomínio para auxiliá-lo nas tarefas relacionadas à administração e gestão do condomínio. 

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Essa figura desempenha um papel importante na manutenção da ordem e na resolução de questões cotidianas, aliviando parte das responsabilidades do síndico.

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As responsabilidades do preposto do síndico podem variar de acordo com o condomínio e o acordo estabelecido entre o síndico e o preposto.

Quem pode ser preposto do condomínio?

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Não há uma regra específica para determinar quem pode ou não atuar como preposto do síndico.

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No entanto, essa escolha geralmente segue algumas diretrizes e critérios definidos pelo próprio síndico, pela convenção condominial e/ou pelo regimento interno do condomínio. 

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Em muitos casos, um dos funcionários do condomínio, como o zelador, o porteiro ou um auxiliar de serviços gerais, é escolhido para ser o preposto do síndico. Essa pessoa já está familiarizada com a rotina e as operações do condomínio, o que pode facilitar a gestão.

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Já em outros casos, um dos próprios condôminos pode ser escolhido como preposto do síndico. Isso pode acontecer quando um condômino se voluntaria para a função e é aceito pela comunidade condominial.

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Assista o vídeo abaixo e saiba mais sobre o assunto:

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O que o preposto pode fazer?

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O preposto do síndico pode desempenhar diversas funções e responsabilidades.

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Elas são definidas de acordo com necessidades e atribuições presentes no regulamento interno ou na convenção condominial. 

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Dentre as principais atividades que um preposto do síndico pode realizar, estão:

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1. Supervisão das áreas comuns: O preposto pode ser responsável por supervisionar e garantir a limpeza, a manutenção e a segurança das áreas comuns do condomínio, como corredores, hall de entrada, jardins, garagem, salão de festas, academia, entre outros.

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2. Comunicação com fornecedores: Ele pode atuar como intermediário na comunicação entre o síndico e os prestadores de serviços contratados pelo condomínio, como empresas de limpeza, segurança, manutenção, entre outros.

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3. Registro de ocorrências: O preposto pode receber e registrar reclamações, sugestões e ocorrências relatadas pelos condôminos, repassando essas informações ao síndico para que ele tome as medidas apropriadas.

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4. Supervisão de funcionários: Em alguns casos, o preposto do síndico pode ser responsável por supervisionar os funcionários do condomínio, como porteiros, zeladores, auxiliares de limpeza, garantindo que eles cumpram suas tarefas de acordo com as diretrizes estabelecidas.

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5. Participação em assembleias: Em certos casos, o preposto pode ser convidado a participar das assembleias de condomínio para fornecer informações sobre questões operacionais e de manutenção, bem como esclarecer dúvidas dos condôminos.

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6. Gestão de documentos: Ele pode auxiliar na organização e no arquivamento de documentos importantes do condomínio, como contratos, registros financeiros, atas de assembleias, entre outros.

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7. Emissão de relatórios: O preposto pode ser encarregado de elaborar relatórios periódicos sobre as atividades realizadas no condomínio, incluindo questões de manutenção, segurança e despesas.

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8. Atendimento aos condôminos: Ele pode servir como ponto de contato para os condôminos em questões relacionadas à administração do condomínio e à resolução de problemas do dia a dia.

O que o preposto não pode fazer?

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Embora o preposto do síndico desempenhe um papel importante na gestão e na manutenção do condomínio, há limitações e responsabilidades que ele não deve assumir.

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Dentre as principais atribuições que não são de responsabilidade do síndico, estão:

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1. Tomar decisões financeiras: O preposto não deve ter autoridade para tomar decisões financeiras importantes que afetem o orçamento do condomínio, como a aprovação de despesas significativas. Essas decisões normalmente devem ser tomadas pelo síndico e, em alguns casos, pela assembleia de condôminos.

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2. Assumir obrigações legais em nome do condomínio: O preposto não deve assumir obrigações legais, celebrar contratos ou realizar transações em nome do condomínio sem a autorização do síndico ou de acordo com as diretrizes estabelecidas pela convenção condominial e pelo regimento interno.

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3. Interferir em disputas entre condôminos: O preposto não deve intervir em disputas pessoais ou legais entre condôminos. Essas questões devem ser tratadas pelo síndico ou pela administração condominial, seguindo os procedimentos adequados.

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4. Tomar decisões de segurança: Decisões relacionadas à segurança do condomínio, como a implementação de medidas de segurança, não devem ser tomadas pelo preposto sem consulta a profissionais especializados ou sem a aprovação do síndico e da assembleia, se aplicável.

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5. Realizar alterações estruturais no condomínio: Qualquer alteração estrutural nas áreas comuns do condomínio, como reformas significativas, mudanças de layout, entre outras, geralmente deve ser aprovada pela assembleia e executada sob a supervisão adequada.

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6. Administrar finanças: O preposto não deve ter acesso irrestrito às finanças do condomínio ou lidar com fundos condominiais sem supervisão apropriada. Isso é responsabilidade do síndico e, em alguns casos, de uma administradora de condomínios.

Quanto ganha um preposto de síndico?

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Não há um valor fixo para a função de preposto do síndico, pois ela pode ser desempenhada de diferentes maneiras e com diferentes graus de responsabilidade.

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Em muitos casos, o preposto do síndico pode ser um funcionário do próprio condomínio, como o zelador ou um porteiro.

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Nestes casos, sua remuneração seria definida com base nas práticas salariais da região e nas políticas do condomínio para funcionários.

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Se o preposto for uma pessoa contratada especificamente para desempenhar essa função, seu salário pode ser fixo, por hora, por turno de trabalho ou através de contrato mensal ou anual.

Quem responde acima do síndico?

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Se o preposto do síndico está “abaixo” na hierarquia, muitas pessoas podem se perguntar: quem está acima?

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Acima do síndico, na hierarquia de um condomínio, geralmente estão os condôminos (proprietários das unidades ou apartamentos). 

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As principais instâncias de poder em um condomínio são as seguintes:

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1. Assembleia Geral de Condôminos: É a instância máxima de decisão do condomínio, na qual os condôminos têm o poder de aprovar orçamentos, eleger o síndico e o conselho fiscal, deliberar sobre questões importantes e estabelecer regras e regulamentos. O síndico é subordinado às decisões tomadas em assembleias e deve executar as resoluções aprovadas.

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2. Conselho Consultivo ou Fiscal: Alguns condomínios elegem um conselho consultivo ou fiscal composto por condôminos que auxiliam na supervisão das ações do síndico e na fiscalização das finanças do condomínio. O conselho não está acima do síndico, mas atua em conjunto para garantir a transparência e o bom funcionamento da administração.

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3. Administradora de Condomínios: Em alguns condomínios, uma empresa de administração de condomínios é contratada para auxiliar na gestão administrativa e financeira. A administradora atua como parceira do síndico, mas o síndico mantém a autoridade final sobre as decisões.

Quem fiscaliza o trabalho do síndico?

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Conforme você já pode imaginar pelas informações acima, o proposto é fiscalizado e responde ao síndico.

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Sendo assim, você também pode se perguntar: quem fiscaliza o síndico?

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O trabalho do síndico é fiscalizado e supervisionado por diversas partes interessadas em um condomínio, incluindo os próprios condôminos, o conselho fiscal (quando existente), e, em alguns casos, uma administradora de condomínios.

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Além disso, também é importante destacar que todas as ações do síndico, bem como do preposto e dos demais agentes presentes em um condomínio, precisam obedecer as Leis do Condomínio.

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Assista o vídeo abaixo e saiba mais sobre as Leis do Condomínio:

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Quais ferramentas podem ser utilizadas por síndicos?

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Existem várias ferramentas e recursos que síndicos e prepostos de síndicos podem utilizar para melhorar a gestão do condomínio.

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As ferramentas mais comuns que podem ser úteis são:

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1. Planilhas Eletrônicas: Ferramentas como o Microsoft Excel ou o Google Sheets podem ser usadas para manter registros financeiros, rastrear despesas, criar orçamentos e gerar relatórios. As planilhas são flexíveis e podem ser personalizadas de acordo com as necessidades do condomínio.

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2. Agendas e Calendários Online: Aplicativos de agenda, como o Google Agenda, podem ajudar a programar e gerenciar tarefas, reuniões e eventos importantes. Eles também podem ser compartilhados com outros membros da equipe do condomínio.

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3. Sistemas de Controle de Acesso: Se o condomínio possui portaria e controle de acesso, sistemas eletrônicos de controle, como cartões de acesso, tags ou biometria, podem facilitar o gerenciamento da segurança.

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4. Câmeras de Segurança e Monitoramento: Câmeras de segurança podem ser usadas para monitorar as áreas comuns e auxiliar na segurança do condomínio. Além disso, sistemas de monitoramento podem ser integrados a aplicativos ou softwares para acesso remoto.

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5. Software de Gestão de Condomínios: Existem muitos programas e aplicativos de software projetados especificamente para ajudar na gestão de condomínios. Esses softwares oferecem recursos para controle financeiro, emissão de boletos, gestão de documentos, agendamento de manutenção e comunicação com os condôminos.

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Assista o vídeo abaixo e saiba mais:

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