Prestação de contas no condomínio: O que é e como fazer?

A prestação de contas é uma das principais obrigações de um síndico ou gestor de condomínio. 

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O responsável pela gestão das finanças deve prestar contas regularmente aos moradores para garantir transparência e confiança na gestão dos recursos financeiros do condomínio. 

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A falta de transparência nas finanças pode gerar conflitos entre os moradores e prejudicar a harmonia no condomínio. 

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No novo conteúdo do blog uCondo, vamos te explicar a importância da prestação de contas no condomínio e como ela pode ser realizada de forma eficiente e transparente.

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Índice‍

• O que é prestação de contas?
• Como fazer prestação de contas no condomínio?
• Como apresentar a prestação de contas?
• Prestação através de plano de contas
• Como solicitar a prestação de contas?
• Modelo de planilha para prestação de contas

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O que é prestação de contas?

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A prestação de contas é o processo de apresentação de informações financeiras, administrativas ou operacionais, para demonstrar transparência e responsabilidade com relação ao uso de recursos, sejam eles públicos ou privados.

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A apresentação deve incluir relatórios financeiros, relatórios de desempenho, balanços patrimoniais, entre outros documentos relevantes para as finanças de um condomínio.

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Além disso, a prestação de contas traz o objetivo de aumentar a confiança e a transparência nas relações comerciais e sociais, podendo ser um atrativo para condomínios que praticam ela dentro de sua rotina.

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Qual a finalidade da prestação de contas?

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Em um condomínio, a principal finalidade da prestação de contas é garantir a transparência da gestão financeira, apresentando todos os dados pertinentes aos condôminos.

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Ela ainda possibilita que os condôminos participem ativamente das decisões e sugiram melhorias para o condomínio.

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Além disso, uma boa saúde financeira se torna um atrativo para condomínios de todos os portes, já que demonstra responsabilidade por parte dos seus gestores.

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Para te ajudar a entender melhor a prestação de contas, preparamos um vídeo especial. Assista:

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Como fazer prestação de contas no condomínio?

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Para realizar a prestação de contas em um condomínio, é importante seguir alguns passos:

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⦁ Reunir todos os documentos financeiros do condomínio, incluindo notas fiscais, recibos, extratos bancários e contratos.

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⦁ Organizar esses documentos de forma clara e coerente, de modo a facilitar a compreensão e análise.

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⦁ Elaborar uma planilha ou relatório financeiro detalhado, que apresente as receitas e despesas do condomínio de forma separada e agrupada por categorias.

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⦁ Revisar cuidadosamente todos os documentos e a planilha financeira para garantir que estão corretos e completos.

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⦁ Apresentar a prestação de contas aos moradores e síndicos do condomínio, de forma clara e objetiva. Isso pode ser feito através de uma reunião ou através da disponibilização dos documentos em uma área exclusiva para os condôminos no site ou intranet do condomínio.

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⦁ Responder a perguntas e esclarecer dúvidas dos moradores e síndicos sobre a prestação de contas.

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⦁ Aprovar a prestação de contas pelos moradores e síndicos, através de uma assembleia ou votação.

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Para ajudar síndicos, a uCondo preparou um vídeo especial falando sobre como realizar a prestação de contas. Assista:

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O que precisa ter em uma prestação de contas?

‍Para realizar a prestação de contas do condomínio, é necessário reunir uma série de documentos que comprovem as atividades realizadas e os gastos efetuados.

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Alguns exemplos de documentos que podem ser necessários incluem:
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1. Relatórios de atividades: descrição detalhada das atividades realizadas, incluindo informações sobre o objetivo, o público-alvo e os resultados alcançados.
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2. ‍Recibos e notas fiscais: comprovantes dos gastos realizados, incluindo informações sobre a natureza e o valor dos gastos.
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3. Contratos: documentos que estabelecem os termos de acordo entre as partes envolvidas em uma determinada atividade ou projeto.
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4. Relatórios financeiros: demonstrativos financeiros detalhados que apresentam informações sobre a gestão do orçamento e os resultados financeiros do projeto.
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5. Relatórios técnicos: documentos que descrevem o andamento e os resultados de atividades técnicas ou científicas realizadas no âmbito do projeto.
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6. Certificados de conclusão: documentos emitidos pelo responsável pelo projeto que comprovam o término das atividades.
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7. Outros documentos: dependendo da natureza e das especificidades de cada condomínio que possam possuir outros serviços agregados, podem ser necessários outros documentos, como, por exemplo, relatórios de avaliação, relatórios de impacto, fotografias, vídeos, entre outros.

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Dentre os documentos mais comuns, estão: certidões negativas do INSS e FGTS; balancetes, extratos financeiros e relatório de taxa de inadimplência; AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros); seguro do prédio e etc.

Como apresentar a prestação de contas no condomínio?

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A prestação de contas de um condomínio deve seguir as normas estabelecidas na legislação vigente e no regulamento interno do condomínio. 

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Em geral, ela deve ser feita periodicamente, de forma transparente e detalhada, para que os condôminos possam entender como está sendo gerido o dinheiro arrecadado.

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Normalmente, ela é realizada em assembleia geral, na qual o síndico apresenta um relatório contábil, com a demonstração de receitas e despesas do período em questão. 

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Nesse relatório, devem constar informações como a arrecadação do condomínio, as despesas com manutenção, pagamento de funcionários, fornecedores e outras despesas relevantes.

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Além disso, é importante que o síndico apresente os documentos comprobatórios das despesas, como notas fiscais e recibos, para garantir a transparência e evitar questionamentos por parte dos condôminos.

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É possível que a assembleia aprove ou não a prestação, e caso haja algum problema, pode ser convocada uma auditoria externa para verificar as contas.

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É importante lembrar que o síndico tem a obrigação legal de prestar contas de sua gestão e que a falta de transparência pode levar a problemas com a justiça, como ações de responsabilidade civil ou até mesmo criminal.

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A prestação de contas do condomínio deve ser mensal?

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De acordo com o artigo 1.348 do Código Civil, a prestação de contas de um condomínio deve ser realizada pelo síndico ou pelo responsável pela administração do condomínio uma vez ao ano ou sempre que for exigida.

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Sendo assim, o gestor precisa estar sempre preparado para prestar contas aos condôminos, de acordo com o que for determinado pela convenção condominial ou pelo regimento interno.

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Prestação através de plano de contas

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Para os síndicos que utilizam aplicativos de gestão condominial, uma opção é prestação através de plano de contas.

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O aplicativo uCondo conta com a funcionalidade, que é utilizada de acordo com a contabilidade de cada condomínio, proporcionando uma mais prática de prestar contas para síndicos, conselho fiscal e moradores.

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Com o aplicativo, é possível automatizar essa função. O sistema atualiza automaticamente os saldos da conta bancária, subconta, fundo de reserva do condomínio e demais informações. Essa atualização acontece conforme os pagamentos são realizados.

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Leia mais: Plano de Contas da uCondo

Como solicitar a prestação de contas do condomínio?

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Os moradores de um condomínio que possui uCondo também possuem vantagens na hora de conferir a prestação de contas.

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Ao invés de uma reunião demorada, é possível consultar os balancetes mensais a qualquer momento através do aplicativo.

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Caso tenha alguma dúvida, o morador pode abrir um chamado e enviar sua solicitação ao síndico, já que o aplicativo oferece um canal de comunicação direto com o gestor.

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Como fazer um balancete contábil?

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Em condomínios que ainda realizam a prestação de contas “em papel”, a apresentação de um simples balancete significa uma reunião demorada e maçante. 

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No caso das administradoras, a cada vez que um cliente solicita um balancete financeiro, será preciso reunir diversos recibos e documentos pertinentes.

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Para síndicos e administradoras que utilizam o aplicativo uCondo, esse problema não existe. Através do sistema, é possível automatizar a emissão de balancetes, que poderão ser consultados a qualquer momento e de qualquer lugar, basta ter acesso à internet.

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Assista o vídeo abaixo e saiba como funciona a emissão de um balancete no condomínio:

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São diversas opções oferecidas pelo app para facilitar os processos financeiros e diversas funções do dia a dia:
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• Balancete; 
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• Extrato; 
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• Composição de Receitas; 
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• Inadimplentes; 
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• Adimplência; 
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• Acordos; 
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• Demonstrativo Financeiro; 
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• Comprovantes de Despesas; 
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• Consumos;

Modelo de planilha para prestação de contas

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‍Para realizar a prestação de contas de forma mais clara, evitando problemas de caixa na gestão do condomínio, você pode preencher o formulário abaixo para obter a planilha completa.

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E não tem mistério para utilizar: basta preencher os valores das transações para que todos os percentuais e gráficos comparativos sejam gerados automaticamente.

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‍Baixe a planilha de demonstrativo financeiro para a prestação de contas 👇

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