10 dicas para organizar assembleias de condomínio mais eficientes

As assembleias de condomínio são reuniões com o objetivo de tomar decisões referentes a assuntos relevantes a todos os condôminos. Ela pode ser realizada de forma presencia ou de forma online, de acordo com a Lei 14.010/2020.

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Apesar de ser um momento muito importante para deliberações, é muito comum que aconteçam conflitos em assembleias condominiais.

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Os encontros entre moradores podem acabar expondo problemas do dia a dia e o responsável precisa estar preparado para mediar os conflitos.

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Nestes encontros, é obrigação do gestor do condomínio evitar que a reunião seja abalada por conversas paralelas, discussões e demais transtornos que possam atrapalhar o avanço de assuntos importantes.

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Garantir que a reunião seja agradável e eficiente pode ser um desafio para o gestor responsável. Para isso, a uCondo reuniu 10 dicas para organizar assembleias de condomínio mais eficientes. Confira:

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Índice:

• Como organizar assembleias?
• O que fazer antes das assembleias?
• O que fazer durante as assembleias?
• O que fazer depois das assembleia?
• Modelo gratuito de ata para assembleia

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Como organizar assembleias de condomínio eficientes?

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As assembleias de condomínio podem ser o momento mais estressante na rotina de síndicos e gestores de condomínio. Contudo, quando bem organizadas, a assembleia pode ocorrer de maneira tranquila e eficiente.

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A primeira dica é relacionada à organização: uma das melhores formas de garantir que a reunião de condomínio vai acontecer de forma ordenada, é planejando a mesma com antecedência.

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Para isso, você pode usar o seguinte método, dividindo esta organização em 3 em etapas:

• Antes da assembleia;
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• Durante a assembleia;
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• Depois da assembleia.

Assim, ficará muito mais fácil entender a importância de cada uma das dicas para a organização e eficácia da reunião.
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O que fazer antes das assembleias acontecerem?

Sem pessoas, não há reunião. Por este motivo, antes do encontro, é importante que os condôminos saibam que a reunião irá ocorrer e entendam a importância dos temas que serão tratados.

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O objetivo desta etapa é fazer com que todos os condôminos participem e contribuam ativamente na reunião.

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Por isso, antes de realizar as assembleias de condomínio, é importante seguir alguns passos:

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1. Elabore uma pauta atrativa para a assembleia

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Informe todos os assuntos que serão discutidos na reunião de um jeito simples e de fácil compreensão.

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Uma boa dica para garantir uma maior participação dos moradores é evitar uma pauta com mais de quatro itens. Assim, será mais fácil definir um limite de tempo para cada item de uma forma que a assembleia tenha no máximo de 2 horas de duração.

Fazendo isso, você evitará que a assembleia seja cansativa e estimulará os condôminos a participarem das reuniões seguintes.

Quanto aos assuntos da pauta, evite itens como “assuntos gerais” ou que podem precisar de um quórum específico para deliberação.

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A falta de clareza na definição da pauta de uma assembleia pode gerar desinteresse, uma vez que os condôminos podem entender que os temas não foram definidos e desta forma, podem não ser importantes.

Além disso, deixe assuntos polêmicos para o final da assembleia de condomínio. Desta forma, será possível decidir sobre outros itens com mais tranquilidade e a reunião fluirá muito melhor.

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2. Prepare slides para utilizar durante a assembleia 

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A utilização deste recurso visual ajudará os moradores a assimilarem melhor as informações que serão apresentadas na assembleia.

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Além de facilitar a boa ordenação da mensagem e permitir que a assembleia seja conduzida de forma coerente, o recurso visual ajuda a prender a atenção dos presentes na reunião.

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Para ajudar gestores de condomínio a realizarem assembleias mais organizadas e eficientes, a uCondo preparou um modelo editável de apresentação.

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Baixe gratuitamente: Modelo de template editável para assembleias

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3. Elabore um edital de convocação para a assembleia de condomínio

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Para que todos estejam cientes da realização da assembleia de condomínio, é importante que o responsável elabore um edital de convocação que seja facilmente compreendido para todos, com o objetivo de levar a mensagem para o maior número de moradores possível.

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Este é um passo fundamental já que, para que as assembleias de condomínio sejam válidas, todos os condôminos devem ser convocados. O Código Civil é bem claro quanto a isso:

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Art. 1.354. A assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião.

O CC também reforça que "é direito do condômino participar e votar na assembleia do condômino, desde que esteja quite com as suas obrigações condominiais."

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Quanto ao síndico, o Código Civil atribui alguns deveres relacionados à assembleia de condomínio:

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Art. 1.348. Compete ao síndico:

I - convocar a assembleia dos condôminos;

II - representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;

III - dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;

IV - cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;

V - diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;

VI - elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;

VII - cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;

VIII - prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;

IX - realizar o seguro da edificação.

§ 1o - Poderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação.

§ 2o - O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.

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Como fazer uma convocação de assembleia?

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Já a forma como a convocação será feita é determinada pela convenção do condomínio, mas o ideal é utilizar todos canais disponíveis como:

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• Edital impresso;
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• Portaria;
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• Elevador;
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• Mural de avisos;
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• E-mail.

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Ao utilizar os meios digitais, aproveite para anexar informações importantes sobre os pontos que serão discutidos na pauta para que os moradores fiquem cientes.

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Você poderá enviar, por exemplo, os slides que foram elaborados no passo anterior. Além de melhorar a comunicação no condomínio, os moradores estarão mais embasados para a assembleia de condomínio, otimizando as discussões.

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Independente de qual seja o canal de comunicação utilizado, existem 3 pontos que não podem faltar no edital de convocação:
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• Data;
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• Local;
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• Pauta da reunião.
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Em relação à data, é interessante evitar datas próximas de feriados. Nestes casos, os moradores que aproveitarem o feriado para uma viagem acabariam ficando de fora.
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4. Use a tecnologia para aumentar o quórum da assembleia

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Um dos grandes problemas das assembleias de condomínio são as salas vazias. Com a pandemia de Covid-19, o problema já existente acabou se agravando ainda mais.

Segundo pesquisa realizada pelo Datafolha em São Paulo, mais da metade dos moradores não participam das assembleias presenciais. Moradores justificam a ausências nas assembleias pelo excesso de discussão em temas menos importantes, o que atrapalha a resolução de assuntos de interesse comum entre todos.

Inclusive, em alguns casos, as reuniões não cumprem seu objetivo pois algumas decisões precisarão de um quórum mínimo. Sendo assim, usar a tecnologia para se conectar com os condôminos ajuda a aumentar a participação deles nas reuniões.

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Alguns condomínios chegaram a ter um aumento de aproximadamente 40% na participação de condôminos em assembleias online. Com a possibilidade de participar de forma remota, qualquer morador recebe a oportunidade de acompanhar as propostas, dar sua opinião e chegar a uma consenso sem sair do próprio sofá.

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É possível fazer uma assembleia online?

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Até o começo de 2022, havia um impeditivo para as assembleias online. Por não estarem previstas na Legislação brasileira, elas poderiam ser facilmente "derrubadas" judicialmente.

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Em 9 de março de 2022, foi sancionada a Lei 14.309, permitindo a realização de reuniões, assembleias e votações em condomínios de forma eletrônica ou virtual.

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Além disso, a nova lei também antecipa que se a assembleia não alcançar um quórum mínimo, ela pode ser adiada.

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As assembleias online se popularizaram durante o período de isolamento social na pandemia de Covid-19 e com o respaldo legal, poderão se tornar cada dia mais frequentes na rotina dos condomínios de todo o país.

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Com a popularização do formato, muitos gestores decidiram utilizá-lo, enxergando os benefícios da realização de uma assembleia online ou híbrida.

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Confira todos os detalhes sobre assembleia virtual em condomínios no vídeo abaixo:

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Utilize um aplicativo para condomínios

Outra ótima alternativa para aumentar a participação dos moradores é utilizar um aplicativo para condomínios.

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Através do app uCondo, você pode fazer a convocação da assembleia do sofá da sua sala. Todos os moradores receberão um comunicado no smartphone e também um e-mail.

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Além de um aviso imediato no momento da publicação da convocação para a assembleia, o responsável pode utilizar o aplicativo para programar novos avisos de forma periódica até o dia do encontro, garantindo que todos os moradores sejam notificados.

Além disso, o sistema gera automaticamente um documento digital da convocação, onde você poderá adicionar o link da sala virtual e a pauta detalhada.

Você ainda pode gerar uma lista de protocolo de recebimento para que os moradores assinem a confirmação. Com a confirmação, o responsável também poderá fazer o controle de quais pessoas ainda não foram notificadas.

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5. Prepare o local da Assembleia com antecedência

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Para o caso da assembleia presencial, aproveite a área comum do condomínio. Uma ótima opção para reunir os moradores é o salão de festas.

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Confira se há lugares suficientes para todos e outros materiais que serão necessários, como recursos multimídia para a apresentação de slides, que podem ser apresentados em um televisor ou em um projetor.

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Além disso, dependendo do horário, organizar um café ou lanche para os condôminos pode ser uma boa forma de aumentar a participação.

O que fazer durante as assembleias?

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Agora que você já sabe o que precisa fazer antes da assembleia de condomínio, vamos detalhar a segunda etapa: o que fazer durante as assembleias?

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A tendência é que esta seja a parte mais "agitada", onde o síndico precisará utilizar suas habilidade de gestão, organização e, principalmente, de comunicação.

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Para que todo o planejamento não seja em vão, é preciso ser claro e objetivo para transmitir a mensagem e tomar as decisões necessárias.

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6. Escolha o presidente da mesa

A primeira coisa que você precisará fazer, antes da assembleia de condomínio começar, é escolher o presidente da mesa. Esta pessoa será responsável pelo bom andamento da reunião, controle do horário e dos assuntos tratados. 

Sendo assim, escolha alguém neutro, que tenha um bom relacionamento com todos, mas que seja firme e tenha conhecimento do regimento interno e da convenção do condomínio.

Essa pessoa precisará se posicionar em certos momentos para evitar que os condôminos fujam do tema da assembleia.

Feito isso, o próximo passo é elaborar um protocolo de comportamento para a reunião.

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7. Estabeleça um protocolo para a assembleia 

A falta de organização é um dos fatores que mais contribuem para a ausência dos moradores nas assembleias.

Por isso, separamos algumas “regras” simples que podem ajudar a tornar a reunião muito mais produtiva: 

• colocar os celulares no modo silencioso durante o encontro;
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• respeitar o momento de fala do outro;
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• erguer a mão sempre que quiser solicitar a palavra;
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• estabelecer um limite de fala para cada morador;
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• exigir o respeito entre os condôminos;
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• evitar discutir questões pessoais.

Definindo bem o protocolo de participação, haverá menos chances de conflitos.

Além disso, será mais fácil garantir que todos tenham voz ativa e participem ativamente nas tomadas de decisão.

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8. Delimite um tempo para cada item da pauta

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Limitar o tempo que deverá ser dedicado a cada assunto é fundamental para evitar que a reunião se estenda muito. 

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Assim, quando o debate se prolongar demais, é só lembrar que o tempo para aquele tópico está no fim e é preciso se concentrar em uma solução. Se for possível, utilize um aparelho específico para marcar o tempo que foi estipulado para cada tema.

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Faça novos alertas em determinadas janelas de tempo. Por exemplo: se você estabeleceu 20 minutos para o debate de determinado tema, aproveite a pausa entre as falas para alertar que cinco minutos já se passaram. Repita quando chegar em 10 e 15 minutos.

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9. Crie uma ata de assembleia

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A ata de assembleia é um documento importantíssimo, pois é através dela que serão registradas (com peso de Lei no âmbito condominial) todas as decisões tomadas e fatos relevantes que ocorreram durante o encontro.

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Nela, deverão constar as seguintes informações:

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• Data, horário e local da assembleia;
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• Duração da reunião;
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• Lista de pessoas que estiveram presentes; 
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• Assuntos que foram discutidos; 
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• Pontos que foram definidos durante o encontro.

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Caso surja algum assunto que não faz parte da pauta, você poderá anotar na ata da assembleia para que o mesmo seja tratado em um outro momento. Assim, os moradores saberão que apesar da questão levantada não ser foco da reunião, se tornará pauta assim que possível.

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Caso algum condômino deseje conferir o que aconteceu na reunião, você deverá disponibilizar a ata da assembleia.

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Na hora de redigir uma ata, é importante se atentar para os mínimos detalhes. Para facilitar o trabalho de gestores de condomínio, a uCondo desenvolveu um modelo de ata de assembleia completo.

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Baixe grátis: Modelo de ata de assembleia de condomínio

O que fazer depois da assembleia condominial?

Ao final da assembleia, é importante agradecer a colaboração de todos os presentes e reforçar a importância da participação deles nas assembleias de condomínio.

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É importante disponibilizar o documento para que todos os condôminos tenham acesso ao mesmo, até mesmo aqueles que não estiveram presentes no encontro.

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Caso haja alguma reclamação por parte de um morador que não esteve presente, a ata também servirá como "convite" para que ele esteja presente no próximo encontro.

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Feito isso, há só mais uma dica para fechar com chave de ouro. 

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10. Reserve um momento para tirar dúvidas

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Vocpoderá dedicar um tempo, depois que a assembleia for encerrada, para dar uma atenção individual àqueles moradores que ficaram com alguma dúvida.

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Certamente, estas pessoas ficarão gratas por você dedicar seu tempo para ajudá-las. Muitas pessoas possuem medo e até fobia de falar em público. Com a reunião encerrada, é importante estar à disposição dos moradores que possuem um problema mas preferem não expor o mesmo para os demais.

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Neste espaço, poderão surgir novas sugestões de temas para os próximos encontros.

Modelo gratuito de ata para assembleia de condomínio

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Todas as discussões da assembleia devem ser registradas em um ata específica para a reunião.

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Esse registro é importante para garantir o cumprimento das decisões tomadas, inclusive servindo como um instrumento jurídico importante para resolver diversos tipos de problemas.

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Para dar mais praticidade a sua gestão e evitar erros que possam causar complicações legais, nós disponibilizamos um modelo de ata de assembleia online. Esse documento é disponibilizado pela uCondo de forma gratuita.

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