Como se livrar das planilhas e automatizar a gestão de condomínios?

Para muitos síndicos e administradores, as planilhas representam um fardo diário que dificulta a organização e o controle das atividades do condomínio. Por isso, automatizar a gestão de condomínios não só reduz o tempo gasto em tarefas manuais, mas também minimiza erros e aumenta a eficiência. 

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Além disso, com o aumento das demandas dos moradores e a necessidade de respostas rápidas, é fundamental adotar soluções que permitam um gerenciamento mais ágil e seguro. 

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Existem muitas empresas que, após o processo de transição das planilhas para os sistemas automatizados, acabam mudando de patamar.

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É o caso da Administradora Dom Bosco, do Paraná. Após adotar um novo sistema, a empresa viu seu número de clientes aumentar.

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Para te ajudar a entender esse processo, preparamos um novo conteúdo explicando como você pode se livrar das planilhas do Excel e automatizar a gestão de condomínios. Boa leitura!

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Índice:

1. Introdução
   • Planilhas x Automatização
   • O case de sucesso da Dom Bosco
     
2. A administração antes da Automação
   • Demandas diárias e a sobrecarga de tarefas manuais
   • A importância da transparência e da precisão financeira
     
3. Como um sistema reduz a carga das tarefas diárias?
   • Redução da carga de trabalho
   • Automação do envio de boletos
   • Registro de receitas e despesas
   • Prestação de contas simplificada
     
4. Benefícios para os Moradores e Administradores
   • Facilidade de acesso à informação
   • Balancete e relatórios mais acessíveis
     
5. Conclusão
   • A automação e o sucesso da administração
   • O aumento na eficiência da Dom Bosco
   • Como atender mais condomínios?

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1. Introdução

Planilhas x Automatização

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Quando o assunto é gestão de condomínios, a diferença entre utilizar planilhas e adotar uma plataforma automatizada é expressiva. Por exemplo, enquanto as planilhas exigem atualizações manuais constantes e são propensas a erros, os sistemas automatizados permitem o registro e controle de dados em tempo real. 

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Assim, informações como receitas, despesas e boletos ficam disponíveis em um único local, com acesso fácil e seguro tanto para administradores quanto para moradores.

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Além disso, ao automatizar a gestão de condomínios, o tempo gasto em tarefas manuais é drasticamente reduzido. Isso porque funcionalidades como o envio automático de boletos e a geração de relatórios financeiros eliminam a necessidade de preencher documentos manualmente.

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Segundo uma pesquisa da Deloitte, empresas que utilizam sistemas automatizados experimentam uma melhoria de até 45% na produtividade. 

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Com isso, gestores condominiais conseguem realizar tarefas em menos tempo e com menos esforço, dedicando-se a outras atividades essenciais para o bem-estar dos moradores.

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Portanto, abandonar as “planilhas do Excel” e automatizar a gestão de condomínios não é apenas uma questão de conveniência, mas também de eficiência operacional.

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O case de sucesso da Dom Bosco

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O case de sucesso da administradora Dom Bosco exemplifica bem os benefícios de automatizar a gestão de condomínios. 

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Antes de adotar uma plataforma inteligente, a equipe da Dom Bosco enfrentava dificuldades para manter a organização financeira e responder rapidamente às solicitações dos moradores. 

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Tudo era feito através das famosas “planilha do Excel”, exigindo muito tempo e esforço da equipe.

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No entanto, após implementarem a solução da uCondo, os processos tornaram-se mais ágeis, permitindo que os administradores focassem em tarefas estratégicas e deixassem para trás as limitações das planilhas tradicionais.

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Com a automação, a Dom Bosco agora registra todas as movimentações financeiras em tempo real, o que garante mais transparência e precisão. 

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Assim, o processo de prestação de contas para os condôminos ficou mais claro e acessível, aumentando a confiança dos moradores na administração. 

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Além disso, o envio de boletos foi automatizado, reduzindo o tempo gasto com essas atividades manuais e eliminando erros de cobrança.

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“Com a uCondo, nosso trabalho ficou muito mais organizado. Na plataforma fazemos a gestão completa, desde a parte financeira até a comunicação com os condôminos”, destacou Rosangela Duarte, colaboradora da Administradora Dom Bosco.

2. A administração antes da automação

Demandas diárias e as tarefas manuais

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“A uCondo trouxe uma mudança significativa na forma como organizo o dia a dia dos condomínios que administro”, afirmou Rosângela, ressaltando que o uso da plataforma otimizou processos e reduziu o tempo dedicado a tarefas manuais. 

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Antes da uCondo, ela enfrentava longos dias preenchendo planilhas e respondendo às reclamações e aos pedidos dos moradores por diferentes canais, como e-mail e WhatsApp. 

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“Nosso WhatsApp ficava sobrecarregado, o dia inteiro tinha condomínio pedindo boleto. Com a automação, isso mudou completamente”, conta.

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Como resultado, a equipe reduziu drasticamente o número de mensagens e chamadas diárias, e os moradores passaram a ter mais autonomia para acessar informações financeiras e documentos importantes.

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A importância da transparência financeira

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A rotina de Rosângela envolve acompanhar de perto a vida financeira dos condomínios, garantir a transparência das contas e cobrar dos síndicos a apresentação de notas e comprovantes. 

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Seu compromisso com a precisão é um dos aspectos que a destaca como uma administradora rigorosa. 

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“Eu sou muito certinha com as contas. Se no mês anterior o saldo era R$100 e no atual pre. cisa ser R$1000, eu vou cobrar do síndico todas as notas até que ele me comprove cada gasto”, explica.

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Com a automatização do sistema uCondo, a Dom Bosco consegue manter registros detalhados de todas as receitas e despesas, eliminando os erros manuais que são comuns em planilhas. 

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Dessa forma, cada cliente tem acesso a informações claras e precisas sobre o uso dos recursos, o que fortalece a confiança na administração. 

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Segundo o IBGC (Instituto Brasileiro de Governança Corporativa), a transparência é um fator-chave para garantir a satisfação e o engajamento dos stakeholders, incluindo moradores e síndicos.

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Além disso, a precisão financeira ajuda a evitar conflitos, pois os dados estão sempre organizados e acessíveis. Com um sistema automatizado, é possível realizar a prestação de contas com mais agilidade, fornecendo relatórios completos e atualizados. 

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Isso significa que, ao final de cada mês, a administração pode comprovar com facilidade onde cada centavo foi gasto, facilitando a auditoria e a análise dos dados financeiros.

3. Como um sistema reduz a carga das tarefas diárias?

Automação do envio de boletos

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Sem um sistema automatizado, o envio de boletos é uma das tarefas mais demoradas para as administradoras de condomínios. A necessidade de emitir cada cobrança manualmente, um a um, consome horas que poderiam ser dedicadas a outras atividades. 

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Com a uCondo, no entanto, essa rotina se transforma: a emissão de boletos é automatizada e realizada em lote, garantindo agilidade e precisão no processo. 

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Assim, a equipe consegue emitir todos os boletos com apenas alguns cliques, evitando erros e otimizando o tempo de forma significativa.

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Além disso, a uCondo oferece uma régua de cobrança inteligente que envia lembretes automáticos aos moradores sobre os vencimentos. 

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Dessa forma, a inadimplência é reduzida, já que os moradores são constantemente lembrados de suas obrigações financeiras. 

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Essa automação não só garante um fluxo financeiro mais estável para o condomínio, mas também contribui para uma gestão mais eficaz e tranquila.

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Outro diferencial da automação é a identificação de pagamentos em tempo real. Com isso, o sistema detecta automaticamente os pagamentos recebidos e os lança diretamente na prestação de contas, eliminando a necessidade de verificações manuais. 

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Esse recurso é fundamental para evitar erros e agilizar o fechamento das contas mensais, oferecendo transparência e confiança tanto para administradoras quanto para condôminos.

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Para ver como essa solução facilita a rotina e melhora a eficiência, assista ao nosso vídeo explicativo

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Redução da carga de trabalho

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Um sistema de automação reduz drasticamente a carga de trabalho das administradoras, eliminando tarefas manuais repetitivas e centralizando todas as informações em uma plataforma única. 

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Com isso, processos como o envio de boletos, geração de relatórios e atualização de dados financeiros deixam de consumir horas do dia, permitindo que a equipe se dedique a atividades estratégicas. 

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Além disso, muitas das demandas dos moradores, como pedidos de segunda via de boletos ou atualizações de taxas, passam a ser resolvidas automaticamente pelo sistema, diminuindo a necessidade de intervenções manuais.

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De acordo com estudos da McKinsey, a automação pode reduzir em até 40% o tempo gasto em tarefas administrativas rotineiras. Isso significa que as administradoras conseguem otimizar o uso do tempo, mantendo tudo em ordem e com menos esforço. 

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Com um sistema automatizado, as equipes evitam o retrabalho e minimizam o risco de erros, pois as operações ocorrem de forma padronizada e em conformidade com as normas financeiras.

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Facilidade de registro de receitas e despesas

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A facilidade de registro de receitas e despesas é um dos grandes benefícios de automatizar a gestão de condomínios. Isso facilita tanto a previsão orçamentária quanto a prestação de contas.

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Com um sistema automatizado, todas as entradas e saídas financeiras são registradas em tempo real, eliminando a necessidade de controles manuais em planilhas. 

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Além disso, o sistema organiza os dados de forma prática e intuitiva, facilitando a consulta e a criação de relatórios mensais detalhados.

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Dessa forma, a administração consegue apresentar a prestação de contas de maneira clara e acessível, o que fortalece a confiança dos moradores na transparência da gestão.

4. Benefícios para os Moradores e para a Administradora

Facilidade de acesso à informação

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A diferença entre planilhas e a automatização na gestão condominial é evidente quando falamos sobre facilidade de acesso à informação. 

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Com planilhas, o acesso é limitado, exigindo que administradores abram vários arquivos e compartilhem atualizações manualmente, o que é pouco prático e propenso a erros. 

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Por outro lado, ao automatizar a gestão de condomínios, todas as informações financeiras e administrativas ficam centralizadas em uma única plataforma, facilitando o acesso para toda a equipe e para os moradores, quando necessário.

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Balancete e relatórios mais acessíveis

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Automatizar a gestão de condomínios transforma o acesso a balancetes e relatórios, tornando esses documentos essenciais mais práticos e confiáveis.

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Com planilhas tradicionais, a geração de balancetes exige a compilação manual de dados, o que leva tempo e aumenta o risco de erros. 

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Por outro lado, um sistema automatizado permite a geração de balancetes completos e atualizados em poucos cliques, organizando as informações de maneira clara e acessível para gestores e condôminos.

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Além disso, esses relatórios financeiros ficam disponíveis em tempo real, permitindo consultas rápidas e facilitando o acompanhamento detalhado das receitas e despesas do condomínio.

5. Conclusão

O aumento na eficiência da Dom Bosco

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Automatizar a gestão de condomínios trouxe um aumento significativo na eficiência da administradora Dom Bosco, permitindo que a equipe atendesse mais condomínios sem comprometer a qualidade do serviço. 

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Com a automação, tarefas manuais e repetitivas, como o envio de boletos e a geração de relatórios, foram simplificadas e centralizadas em uma única plataforma, liberando tempo para que os administradores focassem em atividades estratégicas.

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Além disso, a automatização trouxe mais agilidade no acesso a informações financeiras e no acompanhamento das despesas e receitas dos condomínios. 

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Dessa forma, a Dom Bosco conseguiu melhorar o controle financeiro de cada unidade administrada, reduzindo erros e aumentando a precisão. 

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Como atender mais condomínios?

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Outro ponto importante é a possibilidade de atender mais condomínios sem precisar aumentar o número de colaboradores. 

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Com um sistema automatizado, a equipe da Dom Bosco pode gerenciar uma quantidade maior de condomínios com a mesma estrutura, aproveitando a eficiência dos processos automatizados. 

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Portanto, para administradoras que buscam crescimento sustentável, a automação não só facilita a rotina, mas também abre novas oportunidades de mercado sem aumentar os custos operacionais.

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Para te ajudar a entender melhor, a uCondo separou mais um vídeo especial:

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