Como otimizar a caixa de correspondência para condomínio?

Uma caixa de correspondência para condomínio é um tipo de caixa de correio que é utilizada em edifícios de apartamentos ou conjuntos habitacionais, como condomínios. 

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Ela é destinada a receber correspondências e encomendas para os moradores do condomínio.

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Você sabe como funciona as entregas, qual a atribuição do síndico e como otimizar o processo de correspondências? 

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Neste artigo do blog uCondo, detalhamos o assunto trazendo novas ferramentas que podem ajudar o síndico e os moradores.

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Índice:

• O que é uma caixa de correspondências?
• Onde deve ficar a caixa de correspondências?
• Quem é responsável pelas entregas?
• É função do porteiro receber pacotes?
• Quais correspondências ele pode receber?
• A lei da correspondência no condomínio
• O que se deve fazer após o recebimento?
• Como fazer um comunicado de condomínio?

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O que é caixa de correspondência?

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A caixa de correspondência para condomínio é o espaço utilizado para o recebimento de correspondências e encomendas destinadas aos moradores.

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O seu tamanho varia conforme o número de unidades habitacionais (apartamentos ou casas) e o número de moradores. Em condomínios menores, pode ser uma caixa ou um armário.

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Em condomínios maiores, pode ser uma sala ou um espaço maior, que comporte o armazenamento dos itens.

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Ela é composta por várias divisórias individuais, cada uma delas destinada a um apartamento ou moradia específica, e pode ser trancada para proteger o conteúdo. 

Onde deve ficar a caixa de correspondências?

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Em geral, a caixa de correspondências de um condomínio ou prédio deve estar localizada na portaria. A preferência é para um local de fácil acesso aos moradores e que seja seguro contra furtos.

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A localização da caixa de correspondências pode variar conforme as regras de cada condomínio e a preferência dos moradores.

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É preciso ter atenção com os seguintes pontos:

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• Área de Acesso Seguro: A caixa de correspondências deve estar localizada em uma área de acesso seguro para evitar roubos ou danos às correspondências. Isso pode incluir um vestíbulo fechado, uma área comum com controle de acesso ou outro local que ofereça proteção contra as intempéries e acesso não autorizado.
  
  
• Proximidade da Entrada: A caixa de correspondências deve ser convenientemente localizada perto da entrada do edifício, de modo que os moradores possam acessá-la facilmente ao entrar ou sair do prédio.
  
  
• Fácil Acesso: Deve haver espaço suficiente ao redor das caixas de correio para permitir que os moradores as acessem confortavelmente. Além disso, elas devem estar a uma altura acessível para todos os moradores, incluindo aqueles com mobilidade reduzida.

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Veja também: Clique e Retire no condomínio: como instalar?

Quem é responsável pelas entregas?

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O responsável pelas correspondências, quando houver, é o próprio porteiro. Ele é encarregado de receber e manter os itens para a retirada dos moradores.

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Nos condomínios menores, em que não há um porteiro, o papel pode ser desempenhado pelo síndico. 

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De acordo com a Lei que regra a entrega de correspondências (leia abaixo), “é responsabilidade do síndico ou administrador do condomínio garantir que a correspondência seja entregue aos condôminos de forma rápida e segura”.

É função do porteiro receber encomenda?

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Sim, é uma função comum do porteiro receber encomendas em um condomínio. 

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Os porteiros são geralmente encarregados de receber correspondências e pacotes em nome dos moradores. Em seguida, eles devem notificar os destinatários sobre a chegada das encomendas. 

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Eles desempenham um papel importante na segurança e na organização do condomínio, assegurando que as entregas sejam devidamente registradas e entregues aos moradores.

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Quais são as obrigações de um porteiro?

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Os porteiros de condomínios podem receber vários tipos de correspondências e entregas. A obrigação deles é fazer o recebimento dos itens que forem levados até a portaria.

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Os itens que eles podem receber incluem:

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1. Correspondências Convencionais: Isso inclui cartas, cartões postais e documentos pessoais enviados pelo serviço de correios.
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2. Encomendas e Pacotes: Os porteiros frequentemente recebem encomendas e pacotes de empresas de entrega, como os Correios, transportadoras e serviços de entregas privados.
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3. Jornais e Revistas: Assinaturas de jornais e revistas podem ser entregues aos porteiros, que então as distribuem aos moradores.
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4. Entregas de Compras Online: As entregas de compras feitas pela internet são comuns. Os porteiros costumam receber pacotes de compras online em nome dos moradores.
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5. Correspondências Registradas: Correspondências com assinatura obrigatória ou notificação de entrega, como correspondências registradas ou com aviso de recebimento, também podem ser entregues ao porteiro.
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6. Deliverys de lanches: Com a popularidade dos serviços de entrega de refeições, os porteiros também podem receber entregas de alimentos.

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É importante destacar que não é função do porteiro fazer a entrega destes pacotes ou encomendas, de qualquer natureza, em apartamentos e unidades. 

A Lei da Correspondência no condomínio

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A Lei da Correspondência no condomínio é uma disposição legal que estabelece as regras e procedimentos para o recebimento e entrega de correspondência nos condomínios. Esta lei também é conhecida como Lei nº 13.105, de 16 de março de 2015, que dispõe sobre o Código de Processo Civil Brasileiro.

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De acordo com a lei, os condôminos têm o direito de receber a correspondência no endereço do condomínio em que moram. 

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Para isso, os condomínios podem optar por criar uma caixa de correspondência comum ou por distribuir as correspondências diretamente nas respectivas unidades. 

O que se deve fazer após o recebimento de correspondências?

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Após o recebimento, o responsável precisa fazer com que o item chegue ao seu destinatário.

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É importante que o síndico ou administrador tenha um sistema eficiente para garantir que toda a correspondência seja entregue aos condôminos de forma rápida e segura.

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Uma das opções disponíveis para síndicos e gestores é o uso de aplicativos de gestão condominial, como é o exemplo do app uCondo, que acaba com o problema de perda de itens na portaria.

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Com o aplicativo, o porteiro/síndico registra chegadas e retiradas de encomendas e notifica os moradores através do aplicativo. 

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Ex: Uma pequena caixa foi entregue por uma transportadora e colocada no espaço do morador do apartamento 801. Via app, o porteiro acessa a aba “Correspondências” e insere um novo aviso e seleciona o apartamento 801. Ele tem a opção de descrever o objeto e inserir uma foto, para que o morador saiba do que se trata. Assim, o morador é notificado e pode retirar seu item na portaria.

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Leia mais: Facilitando o recebimento de encomendas

Como fazer um comunicado ao condomínio?

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O que fazer quando o morador esquece de retirar um item? De alguma forma, é preciso garantir que o item chegue ao morador.

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Existem situações em que o morador possa ter se ausentado ou que os horários de chegada e saída não coincidam com a presença do porteiro na entrada do prédio.

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Neste caso, um aplicativo de gestão também pode ajudar. Por ele, é possível emitir um comunicado para todas ou para uma unidade específica sobre os itens que estão na caixa de correspondência para condomínio.

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Ex: O morador de 801 já foi notificado sobre seu pacote mas uma semana se passou e ele não retirou o mesmo. Via app uCondo, o gestor emite um novo alerta, também com foto, e relembra da necessidade de retirar o pacote.

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Saiba mais sobre o que um app de gestão pode mudar em sua portaria:

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Perguntas Frequentes (FAQ):

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Como receber encomendas em condomínio?

O entregador deixa a encomenda na portaria, o porteiro a recebe e notifica o destinatário. O destinatário retira a encomenda na portaria com identificação.

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Como receber encomenda em prédio sem porteiro?

Em prédios sem porteiro, a entrega de encomendas pode ser mais direta. O entregador geralmente chama o destinatário ou deixa a encomenda em local designado, como caixas de correio individuais.

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Pode deixar encomenda na portaria?

Sim, é comum deixar encomendas na portaria em condomínios com porteiro. O porteiro registra a entrega e notifica o morador destinatário.

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Pode entregar encomenda para vizinho?

Em alguns casos, é possível entregar uma encomenda a um vizinho, se o destinatário não estiver disponível. A decisão de aceitar a encomenda depende do vizinho e da relação entre as partes.

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Leia também: Portaria: com ou sem app?

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