Como atualizar o saldo das contas e fundos do condomínio?

Você já se perguntou como tornar o processo de atualização de saldos de contas, subcontas e fundos do condomínio mais eficiente e transparente? 

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Quem trabalha com a gestão condominial sabe o quanto é importante manter todos os saldos atualizados para evitar problemas durante a prestação de contas.

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Por este motivo, é importante contar com a ajuda da tecnologia para tornar esse processo mais simples e eficiente. 

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Um ótimo exemplo é o sistema inteligente uCondo, uma ferramenta que simplifica a inserção de movimentações entre contas e também desempenha um papel crucial na atualização instantânea dos saldos das subcontas e fundos do condomínio.

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Neste post, vamos detalhar cada passo da atualização dos saldos do condomínios e como a gestão condominial pode utilizar a tecnologia para garantir uma gestão financeira mais ágil e adaptável.

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Índice:

• As contas e subcontas do condomínio
• O que são fundos condominiais?
• O que entra na conta do condomínio?
• Atualizando os saldos de forma manual
• Como atualizar os saldos via aplicativo?

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As contas e subcontas do condomínio

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As contas e subcontas de um condomínio são parte do sistema contábil, sendo responsáveis por organizar e categorizar as diferentes transações financeiras e despesas relacionadas à administração do condomínio. 

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Em geral, o condomínio possui uma conta corrente principal utilizada tanto para o recebimento de receitas (contribuições mensais dos condôminos, multas e outros valores que entram para o caixa do condomínio) quanto para o pagamento das despesas (salários de funcionários, manutenção, serviços terceirizados, água, luz, entre outros).

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Já as subcontas estão relacionadas à conta original, destinadas para áreas específicas do condomínio. Nestas subcontas, estão os valores separados para o Fundo de Reserva e o Fundo de Obras, por exemplo (veja abaixo)

O que são fundos condominiais?

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Os fundos condominiais são reservas financeiras específicas criadas em um condomínio para atender a finalidades específicas ou despesas extraordinárias. 

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Esses fundos são uma prática comum na administração condominial, visando garantir a sustentabilidade financeira do condomínio e a capacidade de lidar com despesas imprevistas. 

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Alguns dos fundos condominiais mais comuns são:

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1. Fundo de Reserva: Este fundo destina-se a cobrir despesas imprevistas, emergências e obras não planejadas. Ele age como uma reserva para garantir que o condomínio possa lidar com gastos extraordinários sem depender exclusivamente das contribuições mensais dos condôminos.

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2. Fundo de Obras: Criado para financiar obras e melhorias no condomínio. Esse fundo é utilizado quando são necessárias reformas significativas, como a renovação de fachadas, substituição de sistemas, pinturas externas, entre outros projetos que beneficiem a estrutura e valorizem o patrimônio do condomínio.

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3. Fundo de Inadimplência: Esse fundo é destinado a lidar com a inadimplência de condôminos. Ele pode ser utilizado para cobrir despesas correntes quando há atrasos nos pagamentos das taxas condominiais, ajudando a manter a saúde financeira do condomínio mesmo diante de eventuais dificuldades de caixa.

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Em alguns casos, condomínios também podem estabelecer fundos específicos para manutenção ou fundos de contingência.

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É importante destacar que a criação e utilização desses fundos dependem das decisões da assembleia condominial e da convenção do condomínio.

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Leia também: Como fazer a prestação de contas?

O que entra na conta do condomínio?

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A conta do condomínio inclui todas as receitas e despesas associadas à administração, manutenção e funcionamento do condomínio. 

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Os principais itens que entram na conta do condomínio são:

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Receitas:

• Taxa de Condomínio: A principal fonte de receita, paga mensalmente pelos condôminos para cobrir despesas comuns.
  
  
• Receitas Eventuais: Podem incluir receitas de aluguel de espaços comuns, taxas de transferência, multas e outras fontes não recorrentes.

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Despesas:

• Salários e Encargos Sociais: Pagamento dos salários dos funcionários do condomínio, como porteiros, zeladores, faxineiros, entre outros.
  
  
• Manutenção e Conservação: Gastos com a conservação e reparo de áreas comuns, elevadores, sistemas elétricos, hidráulicos, etc.
  
  
• Serviços Terceirizados: Pagamentos a empresas contratadas para serviços específicos, como segurança, limpeza especializada, manutenção de jardins, etc.
  
  
• Consumo de Água e Energia: Custos relacionados ao consumo de água e energia elétrica nas áreas comuns e, em alguns casos, nas unidades.
  
  
• Seguros: Pagamento de seguros para o condomínio, que podem incluir seguros prediais, responsabilidade civil, entre outros.
  
  
• Reservas e Fundos Condominiais: Contribuições para fundos como o fundo de reserva, fundo de obras, fundo de inadimplência, entre outros, conforme definido pela gestão condominial.

Atualizando os saldos das contas e subcontas

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Nos condomínios que não utilizam um sistema de gestão condominial, a atualização dos saldos das contas e subcontas do condomínio é realizada manualmente. 

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Para isso, é necessário manter registros detalhados de todas as transações financeiras do condomínio. Isso inclui receitas, despesas, pagamentos, depósitos, entre outros.

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Para evitar discrepâncias, o síndico precisa de um controle bancário rigoroso, registrando todas as entradas e saídas nas contas bancárias do condomínio. Isso pode ser feito por meio de extratos bancários, cheques emitidos e recebidos, comprovantes de depósitos, etc.

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Muitos gestores utilizam uma planilha financeira, como o Microsoft Excel ou o Google Sheets, para organizar as informações financeiras do condomínio. Crie uma planilha que inclua diferentes categorias de receitas e despesas, e atualize os saldos manualmente com base nas movimentações.

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Por fim, é preciso realizar conciliações regulares entre os registros financeiros internos e os extratos bancários para garantir que não haja discrepâncias. Isso ajuda a identificar possíveis erros ou transações não registradas.

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Uma das formas mais simples de fazer essa tarefa é através de um Plano de Contas. Assista o vídeo abaixo e saiba mais:

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Leia mais: Como fazer transações no condomínio?

Como atualizar os saldos através de um sistema?

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Atualizar os saldos das contas e subcontas do condomínio utilizando o uCondo é um processo intuitivo e eficiente, graças à funcionalidade Transferências.

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Ela permite digitalizar alguns dos passos citados acima, facilitando bastante a vida de síndicos e administradoras. 

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Através do sistema inteligente uCondo, essa operação é realizada da seguinte forma:

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1. Dentro do app uCondo, o gestor acessa a funcionalidade “Transferências”.

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2. Neste menu, a gestão registra as movimentações financeiras, indicando as contas envolvidas, os valores e a natureza da transação (receita ou despesa).

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3. O uCondo oferece a opção de atualização automática dos saldos das subcontas, permitindo que o sistema ajuste automaticamente os saldos das subcontas de acordo com as transações registradas.
   
   Exemplo Prático: A gestão especifica que uma parte da taxa condominial (por exemplo, 10%) deve ser alocada para a subconta do fundo de reserva. Após o pagamento da taxa pelo morador, o uCondo realiza a transferência automática desse valor da conta corrente para a subconta do fundo de reserva.
   
   
4. Caso haja uma transação bancária externa, como uma transferência para a conta de investimento do condomínio, a gestão a registra no uCondo por meio da funcionalidade Transferências. Assim, os saldos são automaticamente atualizados no sistema.
   
   
5. O uCondo permite que a gestão registre detalhes específicos de cada transação, como descrições, datas e categorias, contribuindo para uma contabilidade mais precisa.

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A gestão pode monitorar os saldos atualizados em tempo real e gerar relatórios detalhados sobre as movimentações financeiras e o estado das contas e subcontas do condomínio.
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Assista o vídeo abaixo e entenda como funciona:

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Ao utilizar o uCondo, a gestão condominial beneficia-se da automatização de processos, reduzindo a possibilidade de erros manuais e proporcionando uma visão clara e transparente das finanças do condomínio. 

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Quer testar o sistema para saber o que ele pode mudar na sua gestão? Cadastre-se abaixo para uma demonstração gratuita:

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Veja também: Como fazer a prestação de contas?

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