Checklist para assembleia de condomínio: como fazer?

Se você já participou de uma assembleia de condomínio, sabe que esses encontros podem variar de experiências eficientes e produtivas a momentos de frustração e desorganização. Sem uma checklist de assembleia, o encontro pode se tornar uma bagunça completa.

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A gestão condominial exige uma abordagem cuidadosa, e uma das peças-chave para o sucesso está em um planejamento sólido.

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É aqui que entra a necessidade de uma checklist para assembleias, sejam elas ordinárias ou extraordinárias. 

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Neste post do blog uCondo, vamos detalhar cada elemento crucial que compõe um encontro bem-sucedido, desde a preparação inicial até a condução da reunião e a documentação após a assembleia. Boa leitura!

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Índice:

• O que é uma assembleia de condomínio?
• Assembleia de condomínio pode ser gravada?
• Os passos para se organizar uma assembleia
• Checklist para assembleia de condomínio
• Modelo de ata de assembleia de condomínio
• Como fazer uma ata de assembleia?

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O que é uma assembleia de condomínio?

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Uma assembleia de condomínio é uma reunião formal dos condôminos (proprietários de unidades em um condomínio), geralmente realizada periodicamente, para discutir e deliberar sobre questões relacionadas à administração e gestão do condomínio. 

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Essas reuniões são uma oportunidade para os moradores participarem ativamente das decisões que afetam a comunidade como um todo.

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Elas são divididas em assembleias ordinárias (anuais) ou extraordinárias (que acontecem em situações emergenciais ou para resolver problemas específicos). Elas podem ser feitas de forma presencial, online (por videoconferência) ou híbrida (mesclando os formatos anteriores).

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Alguns dos tópicos comuns discutidos em uma assembleia de condomínio incluem prestação e aprovação de contas, eleição de síndico e conselho, proposta de obras e melhorias estruturais, aprovação de regulamentos internos e outros assuntos relevantes.

Assembleia de condomínio pode ser gravada?

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Sim, a assembleia de condomínio pode ser gravada. Isso porque não existe nenhuma norma ou lei que proíba esta prática.

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É uma atitude ética e respeitosa obter o consentimento de todos os participantes antes de iniciar a gravação. Isso pode ser feito por meio de uma votação na assembleia ou pela inclusão de uma cláusula sobre gravação no regulamento interno.

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O propósito da gravação também pode ser um fator relevante. Se a intenção é documentar as discussões e decisões para referência futura ou para prestação de contas, isso pode ser mais facilmente aceito do que se a gravação for feita com o objetivo de divulgar informações sensíveis ou comprometedoras.

Quais são os passos para se organizar uma assembleia?

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Organizar uma assembleia de condomínio envolve uma série de passos para garantir que o encontro seja eficiente, transparente e produtivo. 

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Os passos básicos para organizar uma assembleia de condomínio são:

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1. Verificar a convenção e regulamento interno: Consulte a convenção do condomínio e o regulamento interno para entender as regras e procedimentos específicos relacionados às assembleias. Esses documentos podem fornecer orientações sobre a periodicidade das reuniões, quórum necessário, entre outros detalhes.
   
   
2. Definir data e horário: Escolha uma data e horário que sejam convenientes para a maioria dos condôminos. Considere a disponibilidade de todos para garantir uma participação significativa.

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3. Pauta da assembleia: Elabore uma pauta que inclua os principais temas a serem discutidos. Isso pode incluir aprovação de contas, eleição de síndico, discussão sobre obras, entre outros. Compartilhe a pauta com antecedência para que os condôminos possam se preparar.

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4. Convocação Formal: Envie convocações formais aos condôminos, informando a data, horário, local e pauta da assembleia. Certifique-se de cumprir os prazos estabelecidos na convenção do condomínio.

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5. Divulgação Prévia: Além da convocação formal, utilize outros meios de comunicação para divulgar a assembleia, como murais, e-mails, grupos de mensagens e aplicativos para gestão condominial.

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6. Prepare a documentação: Prepare todos os documentos relevantes, como balanço financeiro, orçamento, propostas de obras, relatórios do síndico, etc. Disponibilize esses documentos com antecedência para que os condôminos possam revisá-los.

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7. Estrutura física: Certifique-se de que o local da assembleia esteja adequado para a quantidade esperada de participantes. Considere questões como acústica, visibilidade e conforto.

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8. Registro de presença: Ao iniciar a assembleia, faça um registro de presença para verificar o quórum necessário.

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9. Condução da assembleia: Siga a pauta estabelecida e permita que os condôminos expressem suas opiniões de maneira organizada. Mantenha a ordem e evite prolongar excessivamente a reunião.

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10. Votações e deliberações: Se necessário, conduza as votações de maneira clara e transparente. Certifique-se de que todas as deliberações sejam registradas em ata.

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11. Registro em ata: Ao final da assembleia, redija uma ata que inclua os principais pontos discutidos, decisões tomadas e qualquer informação relevante. A ata deve ser lida, discutida e aprovada pelos presentes antes de ser finalizada.

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Após a assembleia, comunique as decisões tomadas e quaisquer encaminhamentos aos condôminos. Mantenha a transparência e a comunicação contínua.

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Lembre-se de que a colaboração e o entendimento entre os condôminos são essenciais para o sucesso da assembleia. Esteja aberto ao diálogo e busque sempre o consenso quando possível.

Checklist para assembleia de condomínio

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No começo do ano, administradoras, síndicos e gestores de condomínios começam a planejar as assembleias ordinárias, realizadas obrigatoriamente pelo menos uma vez ao ano.

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Para auxiliar esses gestores, a uCondo preparou um checklist de obrigações das assembleias de condomínio:

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Antes da Assembleia:

• Verificação da Convenção e Regulamento Interno
• Definição da Data e Horário
• Elaboração da Pauta
• Convocação Formal
• Divulgação Prévia
• Preparação da Documentação
• Confirmação e preparação do Local

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Durante a Assembleia:

• Abertura da Assembleia
• Registro de Presença
• Apresentação da Pauta
• Condução da Assembleia
• Votações e Deliberações
• Registro em Ata
• Leitura e Aprovação da Ata

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Após a Assembleia:

• Comunicação Pós-Assembleia
• Arquivamento de Documentos
• Acompanhamento de Resoluções
• Feedback e Avaliação

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Assista o vídeo a seguir e saiba mais:

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Modelo de ata de assembleia de condomínio

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Além do checklist de assembleia, a uCondo ainda disponibiliza um modelo de ata de assembleia para ser utilizada tanto em assembleias ordinárias quanto extraordinárias.

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O modelo gratuito e editável da uCondo facilita a vida dos síndicos e gestores ao realizar uma assembleia, seja ela online, presencial ou híbrida.

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Para baixar o modelo gratuito, basta se cadastrar no formulário a seguir:

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Como fazer uma ata de assembleia condominial?

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Fazer uma ata de assembleia de condomínio é um dos principais desafios das reuniões realizadas para prestação de contas, previsões orçamentárias e discussões gerais.

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Por se tratar de um documento legal, a ata de assembleia pode ser solicitada em situações diversas. Por este motivo, ela precisa ser completa e precisa, de acordo com o que foi discutido e definido na assembleia.

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Aqui estão os passos para elaborar uma ata de assembleia condominial:

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1. Cabeçalho:

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Inclua o nome do condomínio, a data, o horário de início e término da assembleia, o local da reunião e o tipo de assembleia (ordinária ou extraordinária).

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2. Lista de Presença:

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Registre os nomes dos condôminos presentes, indicando se são proprietários ou representantes legais.

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3. Abertura da Assembleia:

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Descreva a abertura da assembleia, incluindo a saudação do presidente da mesa e a apresentação da pauta.

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4. Pauta da Assembleia:

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Enumere os itens da pauta na ordem em que foram discutidos. Cada item deve ser detalhado.

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5. Discussões e Deliberações:

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Registre as discussões, os argumentos apresentados pelos condôminos e as deliberações tomadas para cada item da pauta.

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6. Votações:

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Em caso de votações, indique a proposta em votação, os votos favoráveis, contrários e abstenções. Registre o resultado final.

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7. Decisões Tomadas:

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Resuma as principais decisões tomadas durante a assembleia, destacando aquelas que 

afetam diretamente a administração e o funcionamento do condomínio.

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8. Assinaturas:

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Inclua as assinaturas do presidente da mesa, do secretário responsável pela ata e, se aplicável, de testemunhas. Se a assembleia contar com a presença de um advogado, é comum incluir sua assinatura como testemunha.

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9. Encerramento:

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Descreva o encerramento da assembleia, agradecendo a participação dos condôminos e informando sobre a próxima assembleia, se aplicável.

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Quer saber mais? Assista o vídeo abaixo:

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Perguntas Frequentes (FAQ):

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É obrigatório ir em assembleia de condomínio?

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Em geral, a presença nas assembleias de condomínio não é obrigatória, mas é altamente recomendada. As decisões tomadas nessas reuniões afetam a vida condominial, e a participação dos condôminos contribui para um processo democrático e transparente.

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Qual a diferença entre ordinária e extraordinária?

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A assembleia ordinária ocorre em intervalos regulares e trata de assuntos de rotina, como aprovação de contas e eleição de síndico. A assembleia extraordinária é convocada para tratar de assuntos urgentes e não previstos na assembleia ordinária, como mudanças no regimento interno ou obras emergenciais.

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O que acontece se ninguém for à reunião de condomínio?

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Se não houver quórum suficiente para tomar decisões (conforme estabelecido na convenção), a assembleia pode ser invalidada e terá que ser convocada novamente. Decisões importantes podem ser adiadas, o que pode afetar o funcionamento e a gestão do condomínio.

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Pode ter assembleia sem o síndico?

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Sim, é possível ter uma assembleia sem a presença do síndico. De acordo com o Código Civil, a assembleia pode ser convocada pelo síndico ou por 25% (¼) dos condôminos. No entanto, a ausência do síndico pode afetar a condução de certos assuntos, especialmente se requererem a presença ou ação específica do síndico.

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