Checklist financeiro para gestão de condomínios: guia completo

Seja você síndico, gestor ou administrador que atua com a gestão de condomínios, é sempre essencial entender quais são suas obrigações financeiras. Uma das melhores maneiras de se organizar para não deixar nada passar despercebido é através de um checklist financeiro.

‍

Para facilitar a vida dos profissionais que atuam na gestão condominial, listamos as principais obrigações financeiras dos condomínios.

‍

Além disso, também separamos alguns materiais gratuitos e ferramentas que auxiliam a tornar o trabalho mais automatizado e eficiente.

‍

Leia esse conteúdo do blog uCondo para ter uma noção de quais são as suas responsabilidades na gestão condominial.

‍

‍

Índice:

• A gestão financeira
• Contas a receber e a pagar
• Controle mensal de consumos
• Saldo das contas bancárias
• Controle da inadimplência
• Previsão orçamentária anual
• Prestação de contas anual
• Bônus: erros na gestão

‍

A gestão financeira dos condomínios

‍

Para iniciar, separamos uma lista com as principais obrigações financeiras que os síndicos e gestores precisam se preocupar todos os meses.

‍

As principais são:
‍

• Contas a receber
  ‍
• Contas a pagar
  ‍
• Controle de consumos
  ‍
• Saldos bancários
  ‍
• Controle de inadimplentes
  ‍
• Previsão orçamentária
  ‍
• Prestação de contas

‍

As duas últimas (previsão orçamentária e prestação de contas) são realizadas uma vez ao ano.

‍

No entanto, é preciso ter cuidado para a coleta de dados ao longo do ano. Esses dados serão utilizados para criar a próxima previsão orçamentária e para prestar contas aos condôminos.

‍

Neste post, vamos detalhar cada item deste checklist financeiro para condomínios.

‍

‍

Quem é responsável pela gestão financeira?

‍

A gestão financeira de um condomínio é responsabilidade do síndico. 

‍

Cabe a ele administrar as finanças do condomínio, o que inclui elaborar e executar o orçamento, coletar as taxas de condomínio, pagar as contas e fornecedores, e manter registros financeiros precisos.

‍

Além do síndico, o conselho fiscal também desempenha um papel importante na gestão financeira. 

‍

O conselho tem a função de revisar e fiscalizar as contas do condomínio, garantindo que os recursos sejam administrados de maneira correta e transparente.

‍

‍

O que é fundamental para uma boa gestão financeira em um condomínio?

‍

Para uma boa gestão financeira em um condomínio, é fundamental garantir transparência e planejamento eficaz. 

‍

Transparência envolve manter os moradores informados sobre todas as receitas e despesas, utilizando balancetes e relatórios financeiros regulares. 

‍

Planejamento eficaz inclui a elaboração de uma previsão orçamentária detalhada que antecipe todas as necessidades financeiras do condomínio, estabelecendo taxas justas e suficientes para cobrir os custos operacionais e criando um fundo de reserva para emergências.

‍

Além disso, a participação ativa dos moradores em assembleias e decisões é crucial para construir confiança e assegurar que os recursos sejam utilizados de maneira responsável e eficiente.

O que é contas a pagar e contas a receber?

‍

Contas a pagar em um condomínio referem-se às despesas que precisam ser quitadas para garantir o funcionamento adequado do condomínio.

‍

Estes custos incluem salários de funcionários, contas de água, luz e gás, serviços de manutenção, limpeza, segurança e seguros. 

‍

Contas a receber, por outro lado, são as receitas esperadas pelo condomínio, principalmente as taxas de condomínio pagas pelos moradores. 

‍

Essas receitas são essenciais para cobrir as despesas e assegurar a sustentabilidade financeira do condomínio.

Como fazer o controle de consumos no condomínio?

‍

Para controlar os consumos em um condomínio, é necessário monitorar regularmente o uso de recursos como água, energia elétrica e gás. 

‍

Isso pode ser feito por meio da leitura periódica dos medidores individuais e coletivos, permitindo identificar padrões de consumo e possíveis desperdícios. 

‍

A implementação de sistemas de medição individualizada, onde cada unidade paga pelo seu próprio consumo, também incentiva a economia. 

‍

Além disso, a uCondo ainda disponibiliza um material gratuito que pode te ajudar: é o Kit de Controle de Consumos. Para baixar, basta se cadastrar no formulário a seguir:

‍

Controle do saldo das contas bancárias

‍

Outra obrigação dos gestores é a conferência constante das contas bancárias do condomínio.

‍

Para monitorar o saldo das contas bancárias do condomínio, é importante realizar verificações frequentes dos extratos bancários e manter registros atualizados de todas as transações.

‍

O sistema uCondo facilita essa tarefa com sua funcionalidade "Contas", permitindo que todas as contas do condomínio sejam gerenciadas em um único local. 

‍

Com essa plataforma, os valores são discriminados em relatórios detalhados, proporcionando melhor controle e visualização das finanças.

‍

‍

Como funciona a conta bancária do condomínio?

‍

As principais contas bancárias de um condomínio incluem:

‍

1. Conta Bancária: Recomendada como a conta principal, é onde são recebidas as receitas compensadas do faturamento.

‍

2. Subcontas: Estas estão vinculadas à Conta Bancária principal e incluem categorias como Fundo de Reserva e Fundo de Obras.

‍

3. Conta Caixa: Refere-se ao dinheiro em espécie, caso o condomínio opere com dinheiro vivo.

‍

4. Conta Investimento: É menos comum, sendo utilizada apenas por condomínios que trabalham com essa modalidade.

A inadimplência nos condomínios

‍

Outra preocupação constante dos síndicos e gestores é a inadimplência.

‍

Na prática, a inadimplência reduz a receita disponível para cobrir despesas essenciais, como manutenção, segurança e salários de funcionários. 

‍

Como consequência, pode ser necessário aumentar as taxas para os demais moradores, o que pode gerar insatisfação e descontentamento. 

‍

Além disso, a inadimplência prolongada pode levar à deterioração dos serviços e das áreas comuns. Isso pode afetar a qualidade de vida e a valorização do imóvel.

‍

‍

O que fazer para reduzir a inadimplência?

‍

Para reduzir a inadimplência em um condomínio, é essencial adotar medidas proativas e estratégias eficazes. 

‍

Primeiramente, é importante promover uma comunicação clara e transparente com os moradores, explicando a importância do pagamento pontual das taxas condominiais para manter a saúde financeira do condomínio e a qualidade dos serviços prestados.

‍

Além disso, estabelecer processos claros de cobrança, com prazos definidos e lembretes periódicos, pode ajudar a garantir que os moradores estejam cientes de suas responsabilidades financeiras.

‍

Por fim, utilizar ferramentas como o Kit de Controle de Inadimplência oferecido gratuitamente pela uCondo, pode facilitar a administração e o acompanhamento dos pagamentos.

‍

Para baixar o material gratuito, basta se cadastrar abaixo:

‍

O que é previsão orçamentária de condomínio?

‍

A previsão orçamentária de um condomínio é um plano detalhado que estima todas as receitas e despesas esperadas para o período de um ano. 

‍

Esse processo envolve a projeção das principais fontes de receita, como as taxas de condomínio pagas pelos moradores, e a identificação de todas as despesas operacionais necessárias para manter o condomínio funcionando adequadamente.

‍

Para fazer a previsão orçamentária, é fundamental reunir informações históricas sobre as despesas passadas do condomínio, como custos de manutenção, salários de funcionários, contas, seguros, entre outros. 

‍

Também é importante considerar eventuais gastos extraordinários e a criação de um fundo de reserva para emergências.

‍

Para facilitar sua próxima previsão orçamentária, a uCondo criou mais um material gratuito. Para baixar a planilha de Previsão Orçamentária para condomínios, basta se cadastrar abaixo:

‍

Como funciona a prestação de contas no condomínio?

‍

A prestação de contas é uma das principais obrigações financeiras dos gestores de condomínios. 

‍

No processo, o síndico e a administração apresentam aos moradores as informações detalhadas e transparentes sobre as finanças do condomínio. 

‍

Isso inclui balancetes mensais, relatórios financeiros anuais e o orçamento previsto para o próximo período.

‍

Durante assembleias gerais ordinárias, os moradores têm a oportunidade de revisar e questionar esses documentos. Isso serve para garantir que todas as receitas e despesas sejam explicadas de forma clara e compreensível. 

‍

A prestação de contas também envolve discutir decisões financeiras importantes e prestar esclarecimentos sobre eventuais variações orçamentárias.

‍

Para facilitar esse checklist financeiro, não poderíamos deixar de oferecer um material gratuito para facilitar a prestação de contas.

‍

Com o kit de Demonstrativo Financeiro, o síndico e os moradores terão uma visão mais clara das finanças , evitando problemas de caixa na gestão do condomínio.

‍

Para baixar o material gratuito, basta se cadastrar no formulário a seguir:

‍

Bônus: Erros na gestão financeira

‍

Por fim, separamos também um conteúdo para quem prefere assistir vídeos: um vídeo destacando os principais erros na gestão financeira dos condomínios.

‍

Com base nos relatos dos nossos clientes, separamos os principais desafios da gestão financeira e como enfrentá-los. Assista o vídeo abaixo:

‍

‍