Avisos para condomínio: digital ou convencional?

O síndico ou gestor tem como responsabilidade a manutenção da ordem e da organização de tudo que acontece em um condomínio.

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Em muitos momentos, ele terá que resolver problemas e precisará que todos os moradores estejam cientes das suas ações.

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Para evitar problemas de comunicação, o síndico precisa pensar em uma forma simples e eficiente de ter contato direto com cada morador.

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Para emitir um aviso, qual é a melhor opção: digital ou convencional? Confira o novo post do blog uCondo e saiba mais sobre o assunto.

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Índice

• Avisos para condomínio
• Quadro de avisos do condomínio
• Avisos por meios digitais
• Aviso urgente aos condôminos
• Aplicativo de gestão condominial

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Como fazer um comunicado para condomínio?

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Existem diversas situações em que o síndico ou gestor condominial precisa emitir notificações, comunicados ou avisos para moradores do condomínio.

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Manutenções, reuniões, mudanças no regulamento, novos serviços, cobranças, prestação de contas, eventos, atividades, eleição de conselhos ou até mesmo situações de emergência.

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Para que todos estes avisos cheguem aos condôminos, é preciso de um sistema eficiente e que garanta que todos, de fato, vão receber a mensagem desejada.

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Um dos principais exemplos são as assembleias de condomínio, que possuem regras específicas para sua convocação.

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Como convocar uma assembleia de condomínio?

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A convocação de uma assembleia de condomínio é um dos principais pontos quando falamos da emissão de avisos. De acordo com o Código Civil Brasileiro, a convocação para uma assembleia de condomínio deve ser feita com antecedência mínima de 10 dias.

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A convocação deve ser feita por meio de aviso escrito, que deve ser enviado a cada um dos proprietários, por correio, fax ou e-mail, podendo ser fixado em local visível no prédio. 

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O aviso deve conter a ordem do dia, a data, hora e local da reunião e a indicação de que serão consideradas presentes as unidades cujos proprietários tenham comparecido ou enviado representante com poderes específicos para votar.

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No caso da assembleia ordinária, que também serve para eleger novo síndico, é preciso que o aviso seja entregue para todos os condôminos, já que em alguns condomínios, existe um quórum mínimo para eleição do síndico.

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Assista o vídeo abaixo e saiba mais sobre o tema:

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Quadro de avisos do condomínio

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O quadro de avisos em um condomínio é um local designado para que os moradores possam colocar informações, anúncios e avisos. 

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Ele é usado para comunicar informações importantes sobre o condomínio, como mudanças nas regras, eventos, problemas de segurança, entre outros. 

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É uma das formas de comunicação mais tradicionais para conectar os moradores e a administração do condomínio.

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O que deve constar no quadro de avisos de um condomínio?

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O quadro de avisos do condomínio receberá atenção dos moradores apenas se possuir avisos e anúncios úteis para todos. Caso haja apenas informações irrelevantes, o quadro acabará sendo ignorado.

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Além de informações sobre eventos, manutenção e mudanças no condomínio, o quadro pode ter instruções sobre as áreas comuns e cópias de documentos importantes.

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Os documentos que devem ser fixados no quadro de avisos do condomínio incluem:

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• Atas das reuniões do conselho de administração

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• Edital de convocação para assembleias gerais

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• Comunicados e informativos importantes da administração do condomínio

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• Atos e regulamentos do condomínio

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• Informações sobre cobranças de taxas e multas

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• Contratos e prestação de contas de serviços contratados pelo condomínio

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• Lista de contatos de emergência (por exemplo, telefones dos bombeiros, polícia, médicos)

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• Avisos de obras e reformas no condomínio

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• Alvarás e autorizações dos Bombeiros, Vigilância Sanitária, Batalhão Ambiental e demais órgãos fiscalizadores (caso necessário).

Avisos por meios digitais

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Um quadro de avisos pode ser útil para centralizar informações e disponibilizar uma central física de comunicação com os moradores, mas ele precisa ter a tecnologia como aliada.

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Atualmente, a grande maioria das pessoas está conectada à internet através de smartphones, tablets e computadores.

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Sendo assim, a gestão condominial também precisa estar presente através dos meios digitais, garantindo com que todas as mensagens sejam entregues.

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Muitos síndicos e gestores optam por criar grupo de WhatsApp para enviar avisos e comunicados, como os exemplificados acima. No entanto, o grupo de WhatsApp pode gerar outras dores de cabeça.

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Por ser utilizado para comunicação pessoal, os assuntos podem se misturar. Com a divergência de opiniões e de formas de se expressar, são comuns as brigas e discussões em grupos do WhatsApp. Muitas delas, inclusive, podem gerar ações judiciais entre moradores ou contra a gestão.

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Como emitir aviso urgente aos condôminos?

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Para exemplificar a importância de um sistema efetivo, considere a seguinte situação:

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Um sinistro no terraço do prédio acabou contaminando a caixa d’água e todo o seu conteúdo. A água, que é consumida por todos os moradores, segue nos canos e chegando nos apartamentos.‍

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Só fechar o registro geral e os registros individuais de cada unidade não basta, já que a água que está nos canos não é mais potável e precisa ser descartada. ‍

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O prédio tem 23 andares e 138 apartamentos. Os meios impressos não são instantâneos e nem todo mundo ficará sabendo. O sistema de som atinge apenas as áreas comuns. Indo de porta em porta, o comunicado pode levar muito tempo.‍

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Entre todas as opções citadas acima, apenas o software de gestão condominial pode atingir todos os moradores em instantes.

Avisos por aplicativo de gestão condominial

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Para a comunicação oficial de um condomínio, o mais indicado é o uso de um aplicativo de gestão condominial. 

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Por ele, a comunicação é centralizada, institucional e instantânea. Ao receber a notificação, o morador sempre terá noção de que se trata de um comunicado oficial.

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Além disso, ele será notificado em todos os dispositivos cadastrados e o gestor terá um controle de todos os condôminos que já receberam a mensagem enviada.

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Por último mas não menos importante: por se tratar de um meio oficial, o app também evita a discussão entre moradores, sendo uma linha direta entre o síndico e cada morador.

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Assista o vídeo abaixo e confira as vantagens de um app para a comunicação no seu condomínio:

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A ‍ferramenta é desenvolvida especialmente para a comunicação no condomínio, trazendo dezenas de funcionalidades que vão facilitar bastante o dia a dia do síndico ou gestor.

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Quer saber mais? Cadastre-se abaixo e conheça o sistema uCondo:

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Leia também:As principais regras para grupos de WhatsApp

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