A troca de administradora e a aprovação em assembleia

Você já sentiu que a administradora do seu condomínio não está atendendo às expectativas ou que uma mudança de gestão poderia trazer melhorias significativas para a sua comunidade? A troca de administradora é uma decisão crucial para o bem-estar e eficiência do seu condomínio, mas é importante lembrar que esse processo não é tão simples quanto parece. 

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Para garantir uma transição tranquila e eficaz, a aprovação em assembleia se torna um requisito indispensável.

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Para garantir a segurança jurídica, é preciso entender as razões por trás dessa exigência, os passos necessários para realizar essa mudança e os benefícios que podem ser alcançados com uma administração mais alinhada às necessidades da comunidade.

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No novo conteúdo do blog uCondo, vamos explorar a necessidade da aprovação em assembleia para a troca de administradora em condomínios.

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Índice:

• Como ocorre a troca de administradora?
• Quem pode escolher a administradora?
• Como encerrar o contrato em vigência?
• Como escolher uma nova administradora?
• Precisa de assembleia para fazer a troca?
• O que é necessário para fazer a troca?

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Como ocorre a troca de administradora de condomínios?

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A troca de administradora é uma questão muito comum no dia a dia dos condomínios e uma série de fatores podem ocasionar a necessidade dessa troca: 

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• Descontentamento do síndico e/ou dos moradores;
• Preço não condiz com o que está sendo entregue;
• Omissões ou erros constantes na gestão;
• Atrasos constantes em pagamentos;
• Descumprimento de obrigações;
• Falência ou fechamento da empresa.

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Contudo, esse momento traz alguns pontos que precisam de atenção a fim de que isso não se torne um problema mais à frente.

Quem tem o direito de escolher a administradora para o condomínio?

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O primeiro é preciso entender que a escolha da administradora é uma prerrogativa do síndico, uma vez que a função desta é auxiliá-lo nas questões administrativas.

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A escolha acontece mediante aprovação em assembleia, como preceitua o Art. 1.348 do Código Civil:

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“§ 2o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.”

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Dito isso, quando da troca da administradora, a primeira questão que surge é a falta de colaboração dessa mesma administradora, tornando a situação desagradável querer que essa conduza a assembleia que deliberará sua própria troca.

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Nesse sentido, é importante que o síndico assuma o comando quanto a isso, para tanto, ele precisa buscar uma nova administradora que irá atendê-lo, bem como o condomínio como um todo. 

Como encerrar o contrato com uma administradora de condomínio?

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O processo de encerramento do contrato com uma administradora de condomínio pode variar dependendo do que está especificado no contrato em vigor. 

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Para garantir a segurança jurídica necessária, busque um advogado especializado em direito condominial ou uma empresa que preste este tipo de serviço em sua região.

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Na sequência, existem alguns passos gerais que você pode seguir para encerrar o contrato com uma administradora:

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1. Revisão do Contrato: Comece por revisar o contrato existente com a administradora. Verifique os termos e condições relativos ao encerramento do contrato, incluindo prazos de aviso prévio e quaisquer penalidades ou custos associados ao encerramento antecipado.

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2. Notificação por Escrito: Geralmente, o primeiro passo é notificar a administradora por escrito da sua intenção de encerrar o contrato. Isso deve ser feito de acordo com os prazos estabelecidos no contrato e com uma antecedência adequada.

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3. Convocação de Assembleia: Dependendo das regras do seu condomínio e do contrato, pode ser necessário convocar uma assembleia de condôminos para discutir e aprovar a decisão de encerrar o contrato com a administradora. Certifique-se de seguir os procedimentos corretos de convocação e votação de acordo com a legislação e a convenção do condomínio.

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4. Escolha de Nova Administradora: Antes de encerrar o contrato atual, é importante ter um plano para a transição para uma nova administradora. Isso pode envolver a seleção de uma nova administradora, negociação de termos e assinatura de um novo contrato.

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5. Avaliação dos Documentos e Ativos: Verifique se todos os documentos, registros e ativos do condomínio estão em ordem e que a administradora atual forneça tudo o que é necessário para a transição, como livros contábeis, relatórios financeiros e registros de documentos legais.

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6. Comunicação com a Administradora Atual: Comunique-se de forma clara e documentada com a administradora atual para coordenar a transferência de responsabilidades e ativos. Certifique-se de seguir todas as diretrizes estabelecidas no contrato.

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7. Encerramento Formal: Após todos os procedimentos serem concluídos, formalize o encerramento do contrato com a administradora por escrito, indicando a data efetiva do encerramento.

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8. Acompanhamento: Após o encerramento do contrato, é importante monitorar a administração do condomínio pela nova empresa contratada e garantir que todos os processos sejam suaves e eficientes.

Como escolher uma boa administradora de condomínio?

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O processo para a escolha de uma boa administradora, muitas vezes, pode ser um desafio.

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Dessa forma, o síndico precisa ter em mente algumas questões:

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1. Pesquisar tanto via internet quanto com pessoas de confiança (outros síndicos, por exemplo) administradoras que tenham boa reputação no mercado.

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2. Pesquisar o registro dessa administradora para descobrir se não tem problemas e pendências com a justiça.

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3. Entender o perfil dos condomínios que a administradora atende e se esses são semelhantes ao seu.

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4. Verificar se o preço cobrado é justo quanto ao trabalho que será feito, bem como se isso entra no orçamento do condomínio.

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5. Fazer uma reunião para entender como é o trabalho de cada administradora, canais e horários de atendimento etc.

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Dito isso e conforme preceitua a lei, nada mais justo que o próprio síndico escolha a empresa que irá assessorá-lo. 

Precisa de assembleia para troca de administradora?

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A necessidade de realizar uma assembleia para a troca de administradora pode variar de acordo com o que está estipulado na convenção condominial e no regulamento interno do condomínio.

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Algumas convenções condominiais imputam a responsabilidade da escolha ao conselho. 

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Já outros síndicos, acertadamente, dividem a escolha com os conselheiros independente do que aduz a convenção.

O que é necessário pra trocar a administradora de um condomínio?

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Feita a escolha da administradora que melhor responda os anseios do síndico como representante legal desse empreendimento bem como de sua coletividade, é de extrema importância que o síndico leve isso ao conhecimento dos condôminos em assembleia para que essa ratifique a escolha posteriormente.

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Ainda assim, é importante saber que a legislação impõe que a escolha da administradora deverá ter a aprovação da assembleia, porém, é praxe do mercado e aceito pelos tribunais que a escolha seja feita pelo síndico e apenas ratificada pela assembleia.

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Outra questão é que, como a escolha é uma prerrogativa do síndico, caso a assembleia escolha uma administradora que o síndico não confia ou até não ratifique a escolha feita por ele, é aconselhável que o síndico renuncie ao cargo. 

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Isso porque esse fato abre um precedente quanto à confiabilidade da coletividade na função do síndico, que foi eleito para tomar decisões como essa.

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Trabalhar com uma administradora que o síndico não confia pode trazer problemas ao condomínio e a culpa será imputada ao síndico, por esse ser o representante legal do condomínio, mesmo não estando de acordo quando da escolha dessa administradora.

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Para encerrar, é imprescindível que feita a escolha da administradora, bem como a posterior ratificação em assembleia, o síndico, ao assinar o contrato, precisa busque uma assessoria jurídica.

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Isso ajuda a garantir a conformidade do contrato e saber se tudo aquilo que foi definido em reunião prévia com a administradora estará de fato no contrato. 

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Isso também evitará uma série de problemas quando do trabalho que se iniciará entre gestão e administradora.

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